Datenschutz in sozialen Netzwerken: Tipps für Unternehmen und Mitarbeiter

Welche datenschutzrechtlichen Risiken gehen mit Social Media für Unternehmen einher?

Die Nutzung von Social Media durch Unternehmen birgt eine Vielzahl von datenschutzrechtlichen Risiken, die es sorgfältig zu managen gilt.

• Datenschutzverletzungen durch Mitarbeiter: Mitarbeiter eines Unternehmens können versehentlich oder absichtlich sensible Unternehmensdaten über Social Media preisgeben. Dies kann zu Datenschutzverletzungen führen, wenn vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.
• Datenlecks und Hacking: Social-Media-Plattformen sind anfällig für Hacking und Datenlecks. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Konten und Informationen angemessen geschützt sind, um den Diebstahl von Kunden- oder Unternehmensdaten zu verhindern.
• Datenschutzrichtlinien und -vorschriften: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Datenschutzrichtlinien und -vorschriften einhalten, die in verschiedenen Ländern gelten. Die Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Problemen und Geldstrafen führen.
• Überwachung und Profilbildung: Social-Media-Plattformen sammeln umfangreiche Daten über Nutzer, die für zielgerichtete Werbung genutzt werden können. Dies kann ethische Bedenken hinsichtlich der Profilbildung und Überwachung aufwerfen.
• Nutzerdaten und Drittanbieter: Wenn Unternehmen Drittanbieter-Apps oder -Plugins auf ihren Social-Media-Seiten verwenden, können sie unbeabsichtigt den Zugriff auf Nutzerdaten ermöglichen. Dies erfordert eine sorgfältige Auswahl und Überwachung von Drittanbietern.
• Fake-Profile und Rufschädigung: Unternehmen können Opfer von Fake-Profilen oder negativen Kommentaren auf Social Media werden, die ihren Ruf schädigen. Der Umgang mit solchen Situationen erfordert eine schnelle Reaktion und Krisenkommunikation.
• Sammlung und Nutzung von Nutzerdaten: Unternehmen sollten transparent sein, wenn es um die Sammlung und Nutzung von Nutzerdaten geht. Das Fehlen einer klaren Datenschutzerklärung und Zustimmung der Nutzer kann zu rechtlichen Problemen führen.
• Gezielte Werbung und Tracking: Die Verwendung von Cookies und Tracking-Technologien zur gezielten Werbung kann Datenschutzbedenken aufwerfen, insbesondere wenn Nutzer sich nicht bewusst sind, wie ihre Daten verwendet werden.

Insgesamt erfordert die Nutzung von Social Media durch Unternehmen ein umfassendes Verständnifüs der Datenschutzbestimmungen und -risiken, sowie eine aktive Überwachung und Anpassung der Social-Media-Strategien, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu wahren.

Doch auch für Mitarbeiter bergen soziale Netzwerke einige Risiken, die Sie als Arbeitgeber oder Datenschutzbeauftragter transparent kommunizieren sollten.

Datenschutz-Risiken von Facebook, YouTube & WhatsApp für Mitarbeiter

Fast jedes Netzwerk birgt andere Risiken in puncto Datenschutz. Schließlich variieren die Datenschutzerklärungen und somit die Art und der Umfang der erhobenen Daten.

Facebook: Wie alle anderen Social Media Kanäle sammelt zum Beispiel Facebook unterschiedliche Daten seiner Nutzer, um zum Beispiel Werbeanzeigen besser personalisieren zu können. Wenn Sie sich ausschließlich Ihren Freunden mitteilen möchten, müssen Sie dies in den Einstellungen entsprechend auswählen.

YouTube: DSGVO und YouTube sind unkomplizierter. Sie können Videos ohne Anmeldung ansehen. Nur zum Hochladen von Videos oder zum Bewerten von Inhalten benötigen Sie ein Google-Konto. Da YouTube zu Google gehört, gelten die Datenschutzrichtlinien von Google, da es keine eigene Datenschutzerklärung für YouTube gibt.

WhatsApp: Wer WhatsApp auf dem Smartphone nutzt, überträgt an den Dienst automatisch personenbezogene Daten wie Kontakte, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Viele Firmen verbieten daher die Verwendung von WhatsApp auf dienstlichen Handys, da dies nicht nur für WhatsApp-Nutzer, sondern auch für alle anderen Kontakte gilt. Es gibt zwar Möglichkeiten, den Zugriff auf Kontakte zu beschränken, aber das kann die Messenger-Funktionalität beeinträchtigen.

Worauf müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beim Social-Media-Auftritt achten?

Die DSGVO hat vor allem bei Unternehmen viele Fragezeichen aufgeworfen, insbesondere im Bereich Social Media. Diese Unwissenheit hat auch dazu geführt, dass unzählige, vor allem mittelständische und kleinere Unternehmen ihre Social Media Kanäle mal eben dicht gemacht haben – aus Angst vor datenschutzrechtlichen Konsequenzen. Unternehmen, die auf ihren Auftritt in den sozialen Medien und den damit verbundenen Vorteilen für das Ansehen und die Umsätze der Firma nicht verzichten möchten, sollten sich ausführlich mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben diesbezüglich auseinandersetzen.

Die wichtigsten Punkte, auf die Unternehmen und die Betreiber der Accounts in puncto Datenschutz und Social Media achten müssen, habe ich Ihnen im Folgenden zusammengefasst:

• Impressum: Ein Impressum ist in den meisten Ländern gesetzlich vorgeschrieben und sollte auf dem Social-Media-Profil gut sichtbar platziert werden. Hierbei handelt es sich um grundlegende Angaben zur Identifikation des Unternehmens. In der Regel beinhaltet das Impressum aber ebenfalls Informationen über die Datenerhebung und Form der Verarbeitung.
• Datenschutzerklärung: Darüber hinaus ist eine eigene Datenschutzerklärung von entscheidender Bedeutung. Diese sollte transparent darlegen, welche Daten erfasst und wie sie verarbeitet werden. Sie sollte auch Informationen darüber enthalten, wie Nutzer ihre Rechte ausüben können.
• Datenschutzrichtlinien der Plattformen beachten: Verschiedene soziale Medien haben unterschiedliche Regeln und Datenschutzrichtlinien. Unternehmen sollten sich mit den Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattform vertraut machen und sicherstellen, dass sie diese einhalten. Dies kann auch die Art und Weise beeinflussen, wie sie Daten erfassen und verwenden dürfen.
• Schulung der Mitarbeiter: Wenn mehrere Mitarbeiter am Social-Media-Management beteiligt sind, ist eine Schulung im Datenschutz und den Unternehmensrichtlinien unerlässlich. Dies gewährleistet, dass alle im Team die gleichen Standards einhalten.

Insgesamt ist ein unternehmerischer Social-Media-Auftritt eine wertvolle Möglichkeit, mit Kunden zu interagieren und die Marke zu stärken. Durch die Beachtung der oben genannten Punkte können Unternehmen sicherstellen, dass sie diese Plattformen datenschutzrechtlich verantwortungsbewusst nutzen und gleichzeitig die Vorteile der sozialen Medien voll ausschöpfen.

Datenschutz bei Social-Media-Nutzung: 8 Tipps für Mitarbeiter

Social Media ist zu einem integralen Bestandteil unseres Alltags geworden, und dies gilt auch für das berufliche Umfeld. Die Betreiber der Accounts spielen eine wichtige Rolle bei der Bewahrung des Ansehens und des Datenschutzes ihres Unternehmens. Hier sind einige wichtige Tipps, worauf Mitarbeiter achten sollten, wenn sie soziale Medien nutzen, um sich selbst und ihr Unternehmen zu schützen:

1. Klarheit über Unternehmensrichtlinien: Unternehmen haben oft Richtlinien zur Social-Media-Nutzung. Es ist entscheidend, diese Richtlinien zu kennen und einzuhalten. Sie können Informationen darüber enthalten, was auf den sozialen Medien akzeptabel ist und was nicht.
2. Professionelles Auftreten: Social Media ist eine öffentliche Plattform. Alles, was Sie teilen, kann von Kunden, Kollegen und Vorgesetzten gesehen werden. Halten Sie sich an professionelle Standards und vermeiden Sie kontroverse oder beleidigende Inhalte.
3. Privatsphäre bei Ihren Veröffentlichungen: Schützen Sie sich, indem Sie festlegen, wer bestimmte Inhalte sehen kann und wer nicht. In bestimmten sozialen Netzwerken gibt es auch automatisierte Veröffentlichungen. Schalten Sie diese einfach in den Privatsphäre- bzw. Datenschutz-Einstellungen ab.
4. Teilen von Unternehmensinformationen: Das Teilen von Informationen über Ihr Unternehmen kann eine großartige Möglichkeit sein, das Image zu fördern. Achten Sie jedoch darauf, keine vertraulichen Informationen, wie interne Strategien oder Kundeninformationen, zu offenbaren.
5. Machen Sie Ihre Online-Präsenz für Suchmaschinen unsichtbar: Auf den meisten bekannten Plattformen finden Sie in den Einstellungen die Möglichkeit, Ihr Profil vor den Augen von Suchmaschinen wie Google oder Bing zu schützen (“Verbergen”-Funktion). Dadurch verhindern Sie, dass die Informationen in Ihrem Profil in den Suchergebnissen auftauchen.
6. Schützen Sie Ihre Kontaktdaten: Achten Sie darauf, dass Ihre persönlichen Kontaktdaten in Ihrem Profil nicht öffentlich sichtbar sind.
7. Phishing und Spam: Seien Sie vorsichtig bei Links und Nachrichten von unbekannten Quellen. Phishing-Versuche und Spam sind in sozialen Medien verbreitet. Öffnen Sie keine verdächtigen Links und teilen Sie keine persönlichen Informationen mit Unbekannten.
8. Umgang mit Unternehmenskonten: Wenn Sie Zugriff auf offizielle Social-Media-Konten Ihres Unternehmens haben, sollten Sie besonders vorsichtig sein. Ändern Sie regelmäßig die Passwörter und melden Sie verdächtige Aktivitäten sofort.
9. Entfernen Sie Überflüssiges: Überlegen Sie bei jeder Veröffentlichung und Profilerweiterung, welche Risiken für Sie oder Ihr Unternehmen entstehen könnten, wenn diese Daten Dritten offenstehen. Der beste Schutz besteht darin, nur das Notwendigste zu teilen. Prüfen Sie Ihr Social-Media-Profile und entfernen Sie überflüssige Informationen.
10. Seien Sie wachsam und misstrauisch: Cyberkriminelle nutzen clevere Methoden, um das Vertrauen ihrer Opfer zu gewinnen und an sensible Daten wie Passwörter und vertrauliche Firmeninformationen zu gelangen. Besonders in sozialen Netzwerken geben sie sich geschickt als vertrauenswürdige Kontakte aus, indem sie vortäuschen, im selben Unternehmen zu arbeiten, als alte Studienfreunde aufzutreten oder sich auf gemeinsame Interessen oder Projekte zu beziehen, die in Ihrem Profil erwähnt sind. Daher ist es ratsam, bei Anfragen, insbesondere wenn es um sensible Informationen wie Zugangsdaten oder Passwörter geht, misstrauisch zu sein. Teilen Sie niemals vertrauliche Daten wie Geschäftsgeheimnisse.

Bei der Nutzung sozialer Medien im beruflichen Kontext sollten Mitarbeiter stets bedenken, dass ihre Handlungen nicht nur sie selbst, sondern auch das Unternehmen repräsentieren. Ein verantwortungsvoller Umgang mit sozialen Medien kann dazu beitragen, den Ruf des Unternehmens zu schützen und gleichzeitig die persönliche Online-Präsenz zu wahren.

Wie sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Datenschutzrisiken in sozialen Netzwerken?

Wie schon vor einem Jahrzehnt, bleibt es heutzutage genauso wichtig, die Risiken für Ihr Unternehmen zu minimieren. Das erreichen Sie, indem Sie Ihren Mitarbeitern die Gefahren klar vor Augen führen und Awareness schaffen. Eine effektive Methode hierfür ist die interne Awareness-Kampagne, in der Sie potenzielle Angriffsszenarien anhand praktischer Beispiele darstellen und aufzeigen, welche Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter im Internet leicht zugänglich sind. Hierbei gehen Sie folgendermaßen vor:

Sensibilisierungstipp 1: Aufzeigen, wie viele Daten gefunden werden können

Präsentieren Sie – am besten in Echtzeit über eine Suchmaschine im Internet – wie leicht es ist, umfangreiche Informationen zu Ihrem Unternehmen durch eine einfache Suche nach Ihrem Unternehmensnamen zu erhalten. Hierzu gehören Namen Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner sowie deren Zuordnung zu bestimmten Abteilungen. Es ist sogar möglich, vertrauliche Präsentationen zu finden.

Sensibilisierungstipp 2: Aufzeigen, wie schnell weitere Profil-Daten gesammelt werden können

Erklären Sie, wie ein potenzieller Angreifer die gefundenen Namen nutzen kann, um zusätzliche Profilinformationen zu sammeln. Er kann diese Namen auf spezialisierten Personensuchportalen wie www.yasni.de eingeben. Auf solchen Portalen lassen sich in kürzester Zeit weiterführende Informationen wie Geburtsdatum, Geburtsort, E-Mail-Adressen, Anschriften, Telefonnummern, Freunde, Mitarbeiter, Familienmitglieder, Hobbys, Beruf, Ausbildung, Arbeitgeber, Abteilungen, Textbeiträge und Fotos in Blogs, Wikis oder Internetforen finden. Mit solchen detaillierten Informationen ist es für Angreifer einfach, falsche Identitäten zu erstellen und vorzugeben.

Sensibilisierungstipp 3: Diskussion über die Folgen des Datenklaus

Ermutigen Sie zu einer Diskussion darüber, wie ein potenzieller Angreifer die gesammelten Informationen für Cyberkriminalität nutzen kann. Betonen Sie dabei die gängigen Methoden, die in sozialen Netzwerken häufig eingesetzt werden, wie das sogenannte Social Engineering. Dieses Konzept beinhaltet die zwischenmenschliche Beeinflussung, bei der Vertrauen erschlichen wird, um unbefugten Zugriff auf Daten und Informationen zu erhalten.

Sensibilisierungstipp 4: Hinweis auf persönliche Verantwortung

Verdeutlichen Sie die Eigenverantwortung jedes Einzelnen für sein Handeln, insbesondere wenn es um die Veröffentlichung von Inhalten wie Videos, Fotos oder Kommentaren in sozialen Netzwerken geht. Es ist wichtig zu beachten, dass bei Verstößen gegen Gesetze, beispielsweise durch die Missachtung der Rechte anderer, strafrechtliche oder zivilrechtliche Konsequenzen drohen können.

Sensibilisierungstipp 5: Sicherheitsvorkehrungen aktuell halten

Betonen Sie die Wichtigkeit, sämtliche verfügbaren Sicherheitsmaßnahmen zu nutzen, selbst wenn sie anfangs unbequem erscheinen mögen. Um effektiv zu sein, müssen Sicherheitsvorkehrungen wie Virenschutz und Firewall immer auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Social-Media-Guideline erstellen – ein Muster

Die Aufklärung über die Gefahren und Risiken, die mit der Nutzung sozialer Netzwerke einhergehen, ist ein wichtiger Schritt. Doch ebenso bedeutsam ist die Unterstützung der Mitarbeiter, um Schäden für sich und das Unternehmen im Voraus zu verhindern. Hierbei ist die Einführung einer sogenannten Social Media Guideline von großer Bedeutung.

Diese Richtlinie legt fest, welche Personen innerhalb des Unternehmens über welche Kommunikationskanäle auftreten und für das Unternehmen sprechen dürfen. Zusätzlich bietet sie den Mitarbeitern Orientierung, wie sie sich sicher in sozialen Netzwerken bewegen können.

Damit Ihnen das Erstellen des Social-Media-Guides gelingt, habe ich Ihnen nachfolgend ein Muster für die Richtlinie aufbereitet, welches Sie sogar Schritt für Schritt durch die Konzeption führt.

Gratis-Checkliste für mehr Datenschutz in den sozialen Netzwerken

Die nachfolgende umfassende Übersicht bietet Unternehmen einen praktischen Leitfaden, um Datenschutzaspekte in ihre Social-Media-Strategie zu integrieren und zugleich Ihre Mitarbeiter für eine sichere Social-Media-Nutzung zu sensibilisieren. Die kostenlose Checkliste umfasst zehn wesentliche Schritte und Empfehlungen:

Datenschutz und Social Media sind mittlerweile sehr komplexe Themen, mit denen Sie sich eingehend beschäftigen sollten, sofern Sie es auch betrieblich nutzen möchten. Am besten sind Unternehmen und Selbstständige in diesem Zusammenhang aufgehoben, wenn sie sich von einem Experten auf diesem Gebiet umfassend beraten lassen.