Die Abgrenzung zwischen Auftragsverarbeitung, gemeinsamer Verantwortlichkeit und eigenständiger Verantwortlichkeit bereitet in der Praxis häufig Schwierigkeiten. Nicht selten wird vorsorglich ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, obwohl die tatsächliche Rollenverteilung eine andere ist. Maßgeblich ist nicht der Vertrag, sondern die tatsächliche Rollenverteilung im konkreten Verarbeitungsvorgang. Eine fehlerhafte Einordnung kann zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen.

Drei gebrauchte Büro-PCs, günstig ersteigert, sollen in einem kleinen Betrieb neue Arbeitsplätze bestücken. Der Systembetreuer steckt den ersten Rechner an und rechnet mit einem leeren Gerät zum Aufsetzen. Stattdessen begrüßt […]

Wie Sie mit einer Kritikalitätsbewertung Ihre Energie auf die wenigen Partner lenken, die wirklich zählen Viele Häuser haben ihre IT längst ausgelagert und atmen erleichtert auf, weil sich nun ein […]

Der „Digital Omnibus on AI“ (Verordnung 2025/0359) bringt eine Reihe gezielter Änderungen an der KI-Verordnung (sog. AI Act) mit sich, um die Umsetzung zu vereinfachen, Rechtsunsicherheiten zu beseitigen, Innovationen zu […]

Viele KI-Projekte starten mit großem Potenzial – scheitern in der Praxis jedoch an unklaren Verantwortlichkeiten, fehlenden Datenschutzprozessen oder regulatorischen Unsicherheiten. Gerade Datenschutzbeauftragte werden früh eingebunden und stehen vor der Herausforderung, […]

Viele der zuvor dargestellten Schwachstellen zeigen sich derzeit besonders häufig beim Einsatz von KI-Systemen – etwa Schatten-IT, unkontrollierte Datenflüsse oder unzureichend geprüfte Dienstleister. KI stellt bestehende TOMs zunehmend auf den Prüfstand. Durch neue KI-Anwendungen und integrierte KI-Funktionen verändern sich Datenflüsse und Risikolagen oft erheblich. Datenschutzbeauftragte sollten daher regelmäßig prüfen, ob die vorhandenen TOMs diese Entwicklungen ausreichend berücksichtigen.

TOMs bilden das Fundament eines wirksamen Datenschutzes. In der Praxis entstehen Probleme jedoch häufig nicht, weil TOMs fehlen, sondern weil sie veraltet sind oder im Arbeitsalltag nicht konsequent umgesetzt werden. Neue Arbeitsweisen, Clouddienste und KI-Anwendungen machen eine regelmäßige Überprüfung deshalb wichtiger denn je.