Auch Schulungen sind wichtige Schutzmassnahmen
Ihr Unternehmen ist in Sachen Datenschutz in der Pflicht. So sieht Art. 7 Abs. 1 Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) vor, dass der Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Massnahmen ergreifen muss, um sicherzustellen, dass die Bearbeitung gemäss des DSG erfolgt.
Typische organisatorische Massnahmen sind Regelungen, Anweisungen und eben das Vermitteln des nötigen Wissens. Letzteres klappt meist am besten, indem es Schulungen gibt.
Und dabei ist klar: Es gibt keinen Vorrang von technischen gegenüber organisatorischen Massnahmen. Organisatorische Massnahmen können im Einzelfall sogar entscheidend sein, damit bei der Bearbeitung von Personendaten nichts schiefgeht.
Risiken nicht auf die leichte Schulter nehmen
Vielleicht tut mancher Schulungen im Datenschutz als „nicht so wirklich wichtig“ ab. Begegnen Sie jemandem mit dieser Ansicht, sollten Sie klarmachen: Jeder unsachgemässe Umgang mit Personendaten bzw. jeder Verstoss gegen die Datenschutzvorschriften des DSG kann teuer werden.
Da wäre nicht nur das Bussgeld, das recht hoch sein kann. Auch Imageschäden, Vertrauensverlust bei Kunden oder Umsatzrückgänge können die Folge sein.
Dem allen kann auch mit Schulungen und dem Vermitteln des nötigen Know-hows entgegengesteuert werden.
„Durchrutscher“ sind nicht akzeptabel
Haben Sie immer ein Auge darauf, ob wirklich allen Mitarbeitern das nötige Know-how im Datenschutz vermittelt wurde.
Dazu ist meist erforderlich, dass Sie etwa eine Übersicht führen, wer wann zu welchen Themen sensibilisiert wurde bzw. wer an welcher Schulung teilgenommen hat.
Stellen Sie fest, dass manche Personen irgendwie immer durchs Raster fallen, sollten Sie hier schnellstens aktiv werden.
Schliesslich gilt auch im Datenschutz: Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Viele Schutzmassnahmen bringen nichts, wenn auch nur eine Person falsch handelt.
Wenn Mitarbeiter nicht mitziehen: Das sind Ihre Optionen
Was Sie typischerweise in Erwägung ziehen können, finden Sie in der folgenden Checkliste. Überlegen Sie jedoch stets, welche Massnahme im konkreten Fall passend und angemessen ist.
Versuchen Sie zunächst, den Mitarbeiter zu überzeugen. Klappt das nicht, können Sie schwerere Geschütze auffahren und beispielsweise den Vorgesetzten oder die Unternehmensleitung einbinden.
Schauen Sie nicht einfach weg
Teil Ihres Jobs als Datenschutzberater ist es, auch auf Risiken im Datenschutz hinzuweisen. Und jeder Mitarbeiter, der sich wichtigem Wissen verweigert, kann im Datenschutz eine tickende Zeitbombe sein.
