Recht & Richtlinie

Datenschutzkonformer Einsatz von Microsoft 365 – so kann’s gehen

Wer sagt eigentlich, dass man Microsoft 365 nicht datenschutzkonform einsetzen kann? Jedenfalls nicht mehr der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), denn dieser hat zuletzt einen über 100 Seiten starken Bericht vorgelegt. Ergebnis: ein datenschutzkonformer Betrieb von MS365 ist möglich – unter bestimmten Voraussetzungen.

Michael Rohrlich

08.01.2026 · 2 Min Lesezeit

Noch 2020 und 2022 kam die Datenschutzkonferenz (DSK) im Rahmen zweier ausführlicher Untersuchungsberichte zu dem Ergebnis, dass Verantwortliche auf Basis des Datenschutz-Dokuments von Microsoft (dem sog. Data Protection Addendum) nicht in der Lage seien, ihre datenschutzrechtlichen Pflichten zu erfüllen. Im Mittelpunkt des damaligen DSK-Abschlussberichts standen die folgenden sieben Problemstellungen:

  • Festlegung von Art und Zweck der Verarbeitung, Art der personenbezogenen Daten
  • eigene Verantwortlichkeit Microsofts im Rahmen der Verarbeitung für legitime Geschäftszwecke („Geschäftstätigkeiten“)
  • Weisungsbindung, Offenlegung verarbeiteter Daten, Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, CLOUD Act, FISA 702
  • Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO
  • Löschung und Rückgabe personenbezogener Daten
  • Information über Unterauftragsverarbeiter
  • Datenübermittlungen in Drittstaaten