Schauen Sie, wo Putzen besonders wichtig ist
Am besten nehmen Sie sich etwas Zeit und sammeln zunächst einige Ideen. Holen Sie sich ein großes Blatt Papier und notieren Sie sich alles, was Ihnen zu folgenden Fragen einfällt:
- In welchen Bereichen fallen viele Daten in Papierform an? Vielleicht gibt es Aufträge oder Bestelldurchschläge in Papierform, etwa im Vertrieb.
- Wo gibt es Daten mit einer kurzen „Lebensdauer“? Bei manchen Verarbeitungen ist der Zweck schnell erreicht und es gibt keine Aufbewahrungspflicht. Dann können diese auch schnell gelöscht werden, um etwa der Pflicht aus Art. 17 Datenschutz-Grundverordnung zu entsprechen.
- In welchen Bereichen kann es Altlasten geben? Denken Sie hier auch an „geerbte“ Daten, etwa von aufgekauften Unternehmen oder aufgelösten Bereichen. Auch Altsysteme oder Datenbanken können noch vorhanden sein, auch wenn längst neue Lösungen im Einsatz sind.
- Wo liegen viele unstrukturierte Daten? Zielen Sie insbesondere auf Daten außerhalb von Systemen oder Datenbanken. Das können auch Daten in großen Dateien in eigenen Formaten sein, aber auch Video- und Audiodateien mit Personenbezug.
Vergessen Sie nicht die breite Masse
Unter Umständen viel wichtiger ist, dass Sie Otto-Normal-Mitarbeiter erreichen. Denn auch hier gibt es viele (personenbezogene) Daten, von denen bestimmt so einige entsorgt werden könnten. Motivieren Sie also alle Beschäftigten, bei einem Aktionstag mitzumachen und für sich selbst die eine oder andere Putz- und Aufräumaktion zu starten.
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