Gehen Sie die Sache schlau an
Wenn Sie sich des Themas „Aushilfen, Ferienjobber und Kurzzeitbeschäftigte“ annehmen wollen, sollten Sie nicht Hals über Kopf in die Materie stolpern. Damit die Sache rund wird, können Sie auf die folgenden Tipps setzen:
Tipp 1: Sprechen Sie mit der Personalabteilung
Egal, ob Aushilfe, Mini- oder Ferienjobber, spätestens wenn es zu einem Arbeitsverhältnis kommen soll, ist die Personalabteilung involviert.
Daher hat sie meist auch den umfassendsten Überblick darüber, was in Ihrem Unternehmen beispielsweise für die Sommerferien an kurzfristigen Beschäftigungen angedacht ist.
Ausserdem können Sie so schon frühzeitig in Erfahrung bringen, welche Tätigkeiten von den Kurzzeitbeschäftigten übernommen oder in welchen Bereichen sie eingesetzt werden sollen.
Dann können Sie leicht Ihre nächsten Ansprechpartner ausmachen.
Tipp 2: Klären Sie die Rahmenbedingungen in den
Einsatzbereichen
Gehen Sie auf die Kollegen in den betreffenden Bereichen zu und suchen Sie den Austausch in einem ersten Gespräch.
Machen Sie von vorneherein klar, dass es Ihnen nicht um das Miesmachen einer guten Sache geht. Vielmehr wollen Sie mit Ihrer Beratung unterstützen, damit es zu keinen Problemen kommt. Natürlich liegt Ihr Fokus hier in erster Linie auf dem Schutz der Personendaten.
Im Gespräch mit den Kollegen lassen Sie sich alle relevanten Informationen geben, etwa dazu:
- Wie viele Aushilfen oder Ferienjobber sollen für welchen Zeitraum eingesetzt werden?
- Welche Aufgaben werden von diesen erledigt?
- Inwieweit arbeiten die betreffenden Kurzzeitbeschäftigten mit Personendaten?
- Wie schutzwürdig sind die Daten, mit denen die betreffenden Personen in Kontakt kommen?
Im Übrigen können Sie auf die abgedruckte Checkliste setzen. Damit stellen Sie im Gespräch sicher, dass Sie keine wichtigen Aspekte vergessen oder übersehen.
Tipp 3: Machen Sie relevante Risiken aus
Auf Basis der Informationen aus dem Austausch mit den Kollegen sollten Sie sich über mögliche Gefahren und die daraus resultierenden Risiken Gedanken machen.
Dazu notieren Sie sich alles, was Ihnen an Gefahren in den Sinn kommt. Typischerweise denken Sie vielleicht an folgende Gefahren:
- Personendatenn werden ausgeplaudert, sprich an Unbefugte weitergegeben.
- Kurzzeitbeschäftigte entsorgen schutzwürdige Unterlagen im normalen Papiermüll.
- Es kommt zur Datenschutzpanne, weil Kriminelle mit einer Phishing-E-Mail Erfolg haben.
Bewerten Sie, wie gross ein denkbarer Schaden wäre und wie wahrscheinlich es ist, dass es zu einem Schaden kommt. Daraus ergibt sich dann das jeweilige Risiko.
Um das Risiko zu eliminieren oder auf ein niedriges Niveau zu bringen, sind dann Gegenmassnahmen erforderlich. Diese können technischer oder organisatorischer Natur sein.
So kann beispielsweise der Zugriff auf bestimmte Daten technisch ausgeschlossen werden, etwa über die restriktive Vergabe von Berechtigungen.
Organisatorisch können Regeln, Arbeitsanweisungen oder auch ein Training bzw. eine gute Betreuung viel zur Risikominimierung beitragen.
Tipp 4: Vermitteln Sie nötiges Wissen
Haben Sie generelle Risiken ausgemacht, etwa dass Kurzzeitbeschäftigte Cyberkriminellen auf den Leim gehen können, kann Folgendes sinnvoll sein:
Sie stellen allgemeine Empfehlungen zum richtigen Verhalten zusammen. Dann sind etwa Aushilfen in der Lage, viele Gefahren rechtzeitig zu erkennen und das Richtige zu tun.
Hilfreich ist es auch, wenn Sie beispielsweise eine Präsentation bzw. Merkblätter mit Tipps und Handlungsempfehlungen für Vorgesetzte und Ansprechpartner erstellen.
Einerseits können Sie diese für die Schulung der zukünftigen Vorgesetzten und Ansprechpartner der Aushilfen nutzen.
Andererseits können Sie diese Medien für deren Schulungen oder Gespräche mit den Ferienjobbern bereitstellen.
So gewährleisten Sie, dass die Informationsqualität für die Ferienjobber stimmt. Nichts wird vergessen oder falsch vermittelt.
Tipp 5: Beugen Sie selbst Pleiten, Pech und Pannen vor
Auch das kann eine gute Idee sein: Starten viele Ferienjobber oder Aushilfen zu einem Zeitpunkt, können auch Sie als Datenschutzberater zu einer kurzen Informationsveranstaltung einladen.
Hier können Sie nicht nur wichtige Tipps und Hinweise zum richtigen Verhalten im Hinblick auf Personendaten geben. Sie machen sich zugleich auch bekannt.
Das kann wichtig sein, wenn es Fragen zum Datenschutz gibt. Und man wird sich garantiert an Sie erinnern, wenn es unter Datenschutzaspekten brenzlig wird.
