Deshalb wird es Zeit, dass wir diesen neuen Kollegen einmal offiziell begrüßen. Und wie bei jedem neuen Teammitglied lohnt es sich, kurz darüber zu sprechen, wie wir gut und sicher zusammenarbeiten.
KI ist ein starkes Werkzeug und kann uns im Arbeitsalltag enorm unterstützen. Doch gerade beim Datenschutz verlangt sie ein bisschen Aufmerksamkeit.
Nicht viel, aber genug, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Informationen an Orte gelangen, die wir nicht kontrollieren können.
Durch einen klugen Umgang wird KI zu einem täglichen Helfer, der Ihnen Arbeit abnimmt, Kreativität schenkt und Ihnen Zeit zurückgibt.
Warum KI für Sie ein echter Gewinn sein kann – das sollten Sie beachten
Viele Mitarbeitende berichten, dass KI ihnen Aufgaben erleichtert, die sonst viel Energie kosten. Texte zusammenfassen, Ideen strukturieren, Formulierungen glätten, Tabellen umsortieren oder komplexe Inhalte verständlicher machen.
Die Technik ist nicht fehlerfrei, aber sie liefert meist einen guten ersten Entwurf, den Sie nach Bedarf anpassen können.
Besonders hilfreich ist KI in Momenten, in denen man gedanklich feststeckt. Sie kennen das vielleicht: Man sitzt vor einem Dokument, weiß, was man sagen möchte, aber die richtigen Worte wollen einfach nicht kommen.
Ein KI-Tool kann hier Inspiration liefern und so etwas wie einen geduldigen Sparringspartner darstellen. Ohne Meckern, ohne Zeitdruck und mit erstaunlich viel Kreativität.
Mein Tipp:
Sie müssen einen Grundsatz beachten, der sich wie ein roter Faden durch diesen Artikel zieht. KI kann viel, aber sie weiß nicht, was vertraulich ist. Sie erkennt nicht automatisch, dass eine Kundennummer, eine interne E-Mail oder eine persönliche Information geschützt werden muss. Genau deshalb kommt es auf Ihren bewussten Umgang mit der künstlichen Intelligenz an.
Die wichtigste Regel: keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten eingeben
Wenn Sie sich nur einen Satz aus diesem Artikel merken, dann diesen: Bitte geben Sie in KI-Werkzeuge keine personenbezogenen Daten und auch keine internen Informationen wie Kundenlisten, Geschäftszahlen, vertrauliche Dokumente oder E-Mails ein.
Dies gilt allerdings nicht für KI-Systeme, die lokal in Ihrem Unternehmen betrieben werden. Gängige KI-Tools verarbeiten Eingaben aber oft außerhalb des Unternehmens. Manchmal in anderen Ländern. Und häufig in Systemen, die wir nicht kontrollieren können.
Es besteht nicht nur theoretisch die Möglichkeit, dass diese Daten gespeichert oder zur Verbesserung des Modells genutzt werden.
Mein Tipp:
Wenn Sie einen Text verbessern lassen möchten, entfernen Sie vorher sensible Inhalte. Formulieren Sie allgemein. Statt „Kundin Frau Müller hat uns gestern geschrieben“ könnte es heißen: „Eine Kundin hat uns kürzlich kontaktiert.“ Schon ist der Vorgang anonym und risikofrei.
Falls Sie unsicher sind, denken Sie kurz nach: Würde ich diese Information auch auf einer öffentlichen Seite posten? Wenn die Antwort Nein lautet, gehört sie nicht in ein KI-Eingabefeld.
5 typische KI-Stolperfallen im Büroalltag: Was muss ich konkret beachten?
Viele Fallen wirken harmlos. Deshalb hier ein paar klassische Situationen, in denen Mitarbeitende unbeabsichtigt gegen Datenschutzregeln verstoßen können. Mit einem entspannten Blick, aber einer klaren Botschaft:
1. Das „Kannst du schnell mal?“- Problem
Die KI soll einen E-Mail-Text umformulieren. Der ist schnell hineinkopiert. Dann merkt man: Ups. Da stehen Kundennamen und Auftragsnummern drin.
Mein Tipp:
Einfach vorab anonymisieren. Zwei Handgriffe und schon ist alles sicher.
2. Das Ideen-Brainstorming mit zu vielen Details
Man möchte ein Konzept entwickeln und erklärt der KI den gesamten Projektverlauf. Das klingt erst mal logisch. Aber interne Strategieinhalte haben in externen Tools nichts verloren.
Mein Tipp:
Bleiben Sie abstrakt. „Ein Projekt im Bereich Kundenservice“ ist völlig ausreichend.
3. Der „Bitte analysiere dieses Dokument“-Wunsch
Der Klassiker. Ein PDF wird hochgeladen, weil die KI es zusammenfassen soll. Enthält das Dokument vertrauliche Inhalte, landet es automatisch außerhalb unserer sicheren Umgebung.
Mein Tipp:
Wenn Sie ein Dokument zusammenfassen lassen möchten, arbeiten Sie mit Auszügen oder anonymisierten Versionen.
4. Private KI-Accounts im beruflichen Kontext
Viele nutzen KI-Tools privat. Ein schneller Wechsel zum geschäftlichen Laptop und schon ist die berufliche Anfrage im privaten Account gelandet.
Mein Tipp:
Trennen Sie beruflich und privat konsequent. Das erspart Missgeschicke.
5. Die Archivfalle
Einige KI-Tools speichern Eingaben automatisch in einer Historie.
Mein Tipp:
Prüfen Sie die Einstellungen und löschen Sie alte Sessions regelmäßig.
Die goldene Dreierregel für den sicheren KI-Einsatz – so gehen Sie konkret vor
Damit Sie sich die wichtigsten Schritte gut merken können, hier eine einfache dreiteilige Faustformel, die Ihnen im Alltag Sicherheit gibt:
1. Regel: Anonymisieren
Entfernen Sie Namen, Adressen, Zahlen, interne Bezeichnungen oder andere Details, die jemanden identifizierbar machen.
2. Regel: Prüfen
Fragen Sie sich vor jeder Eingabe kurz, ob die Information auch extern geteilt werden dürfte. Wenn nicht,
lassen Sie sie weg.
3. Regel: Nachbearbeiten
KI liefert Vorschläge. Sie entscheiden, ob diese korrekt, sinnvoll und angemessen formuliert sind. Der Mensch bleibt der Qualitätsfilter.
Mit dieser Dreierregel sind Sie jederzeit auf der sicheren Seite: Erst anonymisieren, dann prüfen, zuletzt nachdenken – so bleibt KI ein sicheres Werkzeug.
Fazit: Gemeinsamer Blick auf 2026
In diesem Jahr wird KI im Arbeitsalltag vieler Menschen ankommen. Das bedeutet für uns alle eine Mischung aus neuen Chancen und ein paar neuen Routinen. Vor allem aber stellt sie eine große Entlastung dar.
Wenn wir bewusst und verantwortungsvoll mit der Technik umgehen, wird sie uns viele Wege erleichtern. Sehen Sie KI nicht als Bedrohung, sondern als ein Werkzeug, das, klug eingesetzt, einen echten Unterschied macht. Für Ihren Arbeitsalltag.
Für unsere Sicherheit. Und für ein Unternehmen, das neugierig bleibt und neue Chancen sieht. Wir begleiten Sie dabei gern.
Und wenn Sie eine Frage haben oder sich unsicher sind, wenden Sie sich einfach an Ihren Datenschutzbeauftragten.
Er berät Sie gern und immer auf Augenhöhe. Auf ein spannendes Jahr voller kluger Ideen und sicherer Entscheidungen.
