Auch wenn die Aussicht aus dem Homeoffice auf Sardinien atemberaubend ist, brauchen Datenschutz
und IT-Sicherheit auch im mobilen Arbeiten mehr als nur gutes WLAN.
In dieser Ausgabe zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Erholung genießen können, ohne dass Ihr Unternehmen dabei baden geht.
Datenschutz macht keinen Urlaub: 5 Punkte für ein sicheres „Büro Bye-Bye“
Urlaub fängt im Kopf an, aber beim Datenschutz bitte schon im Kalender. Denn wer einfach so den Laptop zuklappt und sich in die Ferien verabschiedet, hinterlässt oft mehr als nur seine Kaffeetasse.
Gerade in der Urlaubszeit entstehen Sicherheitslücken nicht durch böse Absicht, sondern durch fehlende Planung. Damit das nicht passiert, finden Sie nachfolgend Ihre Datenschutz-Checkliste vor dem Abflug:
1. Vertretung klar regeln – aber bitte mit Köpfchen
Überlegen Sie genau, wer Ihre Aufgaben übernimmt und vor allem auf welche Daten diese Person tatsächlich zugreifen muss.
Ein „Ich habe dir mal alles weitergeleitet“ mag gut gemeint sein, verletzt aber schnell den Grundsatz der Datenminimierung. Zugriffe auf personenbezogene Daten dürfen nur dann erfolgen, wenn sie für die Vertretung unbedingt nötig sind.
Mein Tipp:
Temporäre Zugriffsrechte einrichten. Am besten befristet und dokumentiert.
2. E-Mail-Autoantworten mit Verstand
„Ich bin bis zum Soundsovielten nicht erreichbar. Bitte wenden Sie sich an …“ – so weit, so gut. Aber bitte keine halbe Personalakte in die Abwesenheitsnotiz.
Vermeiden Sie persönliche Informationen und geben Sie als Kontaktperson möglichst eine allgemeine Funktionsadresse an, z. B. datenschutz@unternehmen.de oder team@firma.de.
Das schützt nicht nur die Privatsphäre, sondern erschwert auch Social Engineering durch Dritte.
3. Gemeinsame Kalender? Nur wenn’s nötig ist
Wer darf sehen, wo Sie sind, und müssen das wirklich alle Kolleginnen und Kollegen wissen? Schützen
Sie Ihre Kalendereinträge vor neugierigen Blicken.
In vielen Tools können Sie einstellen, ob nur „abwesend“ oder auch Details wie „Reha“, „Klinik“ oder „Weltreise mit Route“ angezeigt werden. Tragen Sie solche Details besser nicht ein.
Mein Tipp:
Weniger ist im Datenschutz meistens mehr.
4. Keine offenen Baustellen
Daten, die nicht mehr gebraucht werden, gehören gelöscht oder archiviert und das möglichst vor dem
Urlaub. Besonders dann, wenn Kolleginnen oder Kollegen Ihre Projekte übernehmen, sollte klar sein, wo sich welche Informationen befinden und wie damit umzugehen ist.
Ein unstrukturierter Schreibtisch oder chaotischer Dateispeicher sind wie eine Einladung zum Datenschutz-Desaster.
5. Der Klassiker: Bildschirm sperren, Laptop verstauen
Auch wenn’s banal klingt: Ein unbeaufsichtigter Rechner im Büro ist ein offenes Scheunentor. Sorgen Sie
dafür, dass Ihr Arbeitsplatz sauber hinterlassen wird – digital und physisch.
Mein Tipp:
Alles, was vertraulich ist, wird weggeschlossen oder passwortgeschützt abgelegt. Und das Handy nicht
auf dem Schreibtisch liegen lassen, auch nicht „nur für zwei Wochen“.
Fazit: Mit ein paar durchdachten Handgriffen vor dem Urlaub stellen Sie sicher, dass Ihr Datenschutz nicht ins Schwitzen kommt und Sie ganz ohne „Bauchgrummeln“ abschalten können.
Wenn Angreifer Urlaubsgrüße fälschen – Social Engineering hat Hochsaison
Urlaubszeit ist Angriffszeit, vor allem für Cyberkriminelle, die es auf Unternehmen abgesehen haben. Denn während im Büro die Telefone stiller klingen und viele Kolleginnen und Kollegen abwesend sind, wittern Betrüger ihre Chance.
Besonders beliebt sind Social-Engineering-Attacken per E-Mail oder Anruf, die genau auf solche Situationen zugeschnitten sind.
Ein typisches Szenario per E-Mail
Eine Nachricht landet in der Buchhaltung. Absender: Der Geschäftsführer persönlich – zumindest sieht
es auf den ersten Blick so aus. Betreff: „Dringende Zahlung – bitte heute noch überweisen.“ Die Mail ist knapp formuliert, der Ton ist autoritär, aber plausibel.
Und weil die Assistenz im Urlaub ist, springt ein Kollege ein und führt die Überweisung aus. Später stellt sich heraus: Der Chef sonnt sich gerade auf Kreta und hat von der Mail nichts gewusst.
Der Absender war ein Krimineller, der Name im Absenderfeld war gefälscht.
Doch es bleibt nicht bei E-Mails – auch das Telefon wird zur Angriffsfläche
Ein Anruf geht im Sekretariat ein. Die Stimme klingt freundlich, professionell. Der Anrufer erklärt, er arbeite im Auftrag von Frau Müller aus dem Vertrieb, die ja derzeit in Urlaub sei, was auch brav in der Abwesenheitsnotiz steht, die der Angreifer zuvor erhalten hat.
Man müsse dringend an Kundendaten, um ein laufendes Projekt zu retten. Die neue Kollegin, die erst seit letzter Woche im Team die Urlaubsvertretung macht, will hilfsbereit sein und nennt die gewünschten Informationen.
Nachfragen bei Frau Müller? Leider unmöglich. Die liegt gerade im Funkloch der Toskana.
Was macht diese Tricks so gefährlich? Das müssen Sie beachten
Angreifer nutzen gezielt das Informationsleck, das viele Abwesenheitsnotizen hinterlassen: Wer ist weg, wie lange, wer vertritt?
Mit diesen Puzzlestücken bauen sie glaubwürdige Lügengeschichten und hoffen, dass gerade im Sommer der gesunde Zweifel in Flipflops unterwegs ist.
Was können Sie konkret tun?
- Vermeiden Sie unnötige Details in Abwesenheitsnotizen
Wer im Urlaub ist, muss nicht die ganze Welt wissen. Es reicht oft: „Ich bin aktuell nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.“
- Lassen Sie sich nicht unter Zeitdruck setzen – weder per Mail noch am Telefon
Seriöse Geschäftspartner haben Verständnis, wenn eine kurze Prüfung nötig ist.
- Verifizieren Sie Aufträge und Identitäten
Fragen Sie über bekannte Nummern oder Kanäle zurück – nicht über die Nummer, die Ihnen genannt wurde. - Sprechen Sie im Team über mögliche Angriffsversuche
Je wachsamer das gesamte Team, desto geringer das Risiko, dass ein Einzelner getäuscht wird.
Mein Tipp:
Eins ist sicher, Kriminelle machen keinen Urlaub. Sie planen ihn mit Ihren Daten.
Sonne, Sand und sensible Daten – Arbeiten im Urlaub birgt Risiken
Klingt verlockend, morgens eine Videokonferenz, nachmittags Strandbar. Doch wer im Urlaub arbeitet, riskiert mehr als nur einen Sonnenbrand. Denn ein Hotelzimmer ist kein Büro und der Flughafen keine vertrauliche Besprechungszone.
Öffentliches WLAN, neugierige Blicke und fehlender physischer Schutz machen mobile Arbeit unterwegs zu einem echten Risiko für den Datenschutz.
Besonders heikel sind Dienstgeräte auf Reisen ins Ausland. In einigen Ländern, z. B. den USA, darf der Zoll bei der Einreise elektronische Geräte durchsuchen und dabei auch auf gespeicherte Unternehmensdaten zugreifen.
Und zwar ganz legal. Wer hier keine klare Trennung von privat und dienstlich hat oder sensible Informationen unverschlüsselt mitführt, läuft Gefahr, dass mehr mitreist als geplant.
Mein Tipp:
Wenn Sie im Urlaub wirklich arbeiten müssen, klären Sie vorher mit Ihrer IT, welche Sicherheitsvorkehrungen nötig sind. Noch besser wäre es, sich und Ihren Daten mal eine Pause zu gönnen. Beide werden es Ihnen danken.
