Frage: Bei uns gab es kürzlich einen Fall, dass jemand sein Recht auf Auskunft am Telefon geltend machen wollte. Unsere Mitarbeiterin bat um Zusendung einer E-Mail, was die Betroffene dann auch gemacht hat. Wie verhält es sich aber generell mit entsprechenden Anfragen per Telefon?
Antwort: Auch solche Anfragen sollten Sie mit der gleichen Sorgfalt bearbeiten wie jede andere Betroffenenanfrage auch. Lässt sich beispielsweise eine Auskunft auch telefonisch erteilen, kann dies prinzipiell auch telefonisch erfolgen. So z. B., wenn ein Betroffener wissen will, wann er in den Erhalt eines Newsletters eingewilligt haben soll. Ist sichergestellt, dass der Anfragende auch tatsächlich der Betroffene ist, kann die Auskunft auch telefonisch erteilt werden. Problematisch kann es jedoch sein, wenn Sie die Erfüllung des betreffenden Betroffenenrechts dokumentieren wollen. Hier kann es dann doch besser sein, wenn etwa das Auskunftsrecht schriftlich erfüllt wird, etwa per E-Mail an den Betroffenen.
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