Leider nein. Denn genau solche Bequemlichkeiten sind oft der Anfang ernsthafter Datenschutzprobleme. Nicht, weil Sie böse Absichten haben. Sondern weil Sie einfach Ihre Arbeit erledigen wollen. Deshalb möchte ich Ihnen heute zeigen, wo die typischen Stolperfallen lauern und wie Sie diese vermeiden.
Private E-Mail-Adressen und Messenger: Was muss ich dazu wissen?
Sie sind unterwegs und brauchen dringend ein Dokument. Also schicken Sie es sich an Ihre Gmail-Adresse. Oder Sie fragen den Kollegen per WhatsApp schnell nach der Kundennummer von Frau Müller.
Private E-Mail-Dienste und Messenger erfüllen allerdings nicht unsere Sicherheitsstandards. Die Daten liegen auf Servern, über die wir keine Kontrolle haben. Und Sie haben faktisch eine Kopie sensibler Informationen außerhalb des Unternehmens angelegt.
Mein Tipp:
Nutzen Sie ausschließlich Ihre dienstliche E-Mail-Adresse und unsere freigegebenen Kommunikationskanäle. Wenn Sie von unterwegs auf Dokumente zugreifen müssen, verwenden Sie unsere bereitgestellten Tools. Falls diese nicht funktionieren, wenden Sie sich an die IT. Das mag umständlicher erscheinen, ist aber der einzig sichere Weg.
Cloud-Speicher und das Smartphone als Scanner: Was daran ist
gefährlich?
Dropbox, Google Drive, WeTransfer – herrlich praktisch für große Dateien. Aber wenn Sie Unternehmensdaten in einen privaten Cloud-Speicher hochladen, verlieren Sie die Kontrolle darüber. Wir wissen nicht, wo die Daten gespeichert werden und wer noch Zugriff darauf hat.
Gleiches gilt für das schnelle Foto der Teilnehmerliste mit Ihrem privaten Smartphone. Damit haben Sie personenbezogene Daten auf Ihrem Gerät gespeichert. Diese werden möglicherweise automatisch in eine Cloud synchronisiert oder sind für andere Apps zugänglich.
Mein Tipp:
Verwenden Sie ausschließlich unsere bereitgestellten Cloud- und Sharing-Lösungen. Fotografieren Sie keine geschäftlichen Dokumente mit Ihrem privaten Smartphone. Nutzen Sie stattdessen die dienstlichen Geräte und Anwendungen.
Passwörter teilen und Zugänge weitergeben: Ist das gefährlich?
Ihr Kollege braucht dringend Zugriff auf ein System, sein Account funktioniert nicht. Also geben Sie ihm kurz Ihre Zugangsdaten. Problem gelöst? Nein.
Mit Ihren Zugangsdaten werden alle Aktionen unter Ihrem Namen protokolliert. Sie haften also für alles, was mit Ihrem Account passiert. Außerdem umgehen Sie damit bewusst unser Berechtigungskonzept.
Mein Tipp:
Teilen Sie niemals Ihre Passwörter oder Zugangsdaten. Wenn ein Kollege Zugriff auf ein System benötigt, muss er einen eigenen Account erhalten. Wenden Sie sich an die IT. Ja, das dauert manchmal länger. Aber es ist die einzige korrekte Vorgehensweise.
Ausdrucke und Notizen am Arbeitsplatz: Was muss ich dabei beachten?
Sie drucken eine Liste aus und lassen sie auf dem Drucker liegen. Oder Sie notieren eine Kundennummer auf einem Post-it und kleben es an den Monitor. Beides erscheint harmlos.
Aber jeder, der vorbeikommt, kann diese Informationen sehen. Das kann ein Kollege aus einer anderen Abteilung sein, ein Besucher oder die Reinigungskraft. Personenbezogene Daten sollen nicht offen sichtbar sein.
Mein Tipp:
Holen Sie Ihre Ausdrucke sofort vom Drucker ab. Lassen Sie keine Dokumente mit personenbezogenen Daten offen auf dem Schreibtisch liegen. Wenn Sie Notizen machen müssen, bewahren Sie diese sicher auf und vernichten Sie sie nach Gebrauch ordnungsgemäß. Und sperren Sie Ihren Bildschirm, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen.
USB-Sticks und externe Datenträger: Darf ich das nutzen?
Ein USB-Stick ist praktisch, um Daten schnell zu transportieren. Aber USB-Sticks gehen auch schnell verloren. Und wenn darauf personenbezogene oder vertrauliche Daten gespeichert sind, haben wir ein ernsthaftes Problem.
Ein USB Stick passt in jede Tasche. Und genau deshalb verschwindet er oft unbemerkt. Im Auto, im Zug oder auf dem Schreibtisch eines anderen. Wer ihn findet, braucht keine besonderen Kenntnisse. Einstecken reicht.
Und schon sind die Daten offen zugänglich. Nicht für Kollegen, sondern für Unbefugte. Aus einem kleinen Hilfsmittel wird so schnell ein echtes Risiko.
Mein Tipp:
Vermeiden Sie die Nutzung von USB-Sticks für geschäftliche Daten. Nutzen Sie stattdessen unsere Netzwerklaufwerke oder Cloud-Dienste. Falls Sie ausnahmsweise einen USB-Stick verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass er verschlüsselt und freigegeben ist.
Homeoffice und mobiles Arbeiten: Wie verhalte ich mich richtig?
Im Homeoffice verschwimmen die Grenzen zwischen Privat und Geschäftlich oft. Das Kundendokument liegt neben dem Einkaufszettel.
Das Diensthandy nutzt der Partner mal kurz. Der Sohn schaut über Ihre Schulter. All das sind potenzielle Datenschutzprobleme. Auch im Homeoffice gelten dieselben Regeln wie im Büro.
Mein Tipp:
Richten Sie sich einen festen, abgegrenzten Arbeitsplatz ein. Lassen Sie keine Dokumente offen liegen. Sperren Sie Ihren Bildschirm, wenn Sie den Raum verlassen. Geben Sie dienstliche Geräte nicht an Familienmitglieder weiter. Und vernichten Sie Ausdrucke mit personenbezogenen Daten ordnungsgemäß.
Was passiert, wenn es schiefgeht? Wie verhalte ich mich richtig?
Vielleicht denken Sie jetzt: „Das ist alles übertrieben. Mir ist noch nie etwas passiert.“ Aber Datenpannen geschehen oft unbemerkt. Und wenn es auffliegt, sind die Konsequenzen real.
Für unser Unternehmen können empfindliche Bußgelder drohen. Für Sie persönlich kann es arbeitsrechtliche Folgen haben. Und für die betroffenen Personen kann ein Datenschutzverstoß erheblichen Schaden bedeuten.
Ihre Checkliste für den Alltag
- Nutzen Sie ausschließlich Ihre dienstliche E-Mail-Adresse für geschäftliche Kommunikation.
- Verwenden Sie nur freigegebene Kommunikationskanäle und Tools.
- Fotografieren Sie keine geschäftlichen Dokumente mit Ihrem privaten Smartphone.
- Teilen Sie Ihre Zugangsdaten mit niemandem.
- Holen Sie Ausdrucke sofort ab und räumen Sie Ihren Schreibtisch auf.
- Nutzen Sie keine privaten Cloud-Dienste oder USBSticks für Unternehmensdaten.
- Achten Sie auch im Homeoffice auf Datenschutz und Vertraulichkeit.
Fazit: Wir schaffen das gemeinsam
Datenschutz funktioniert nur, wenn wir alle mitmachen. Jeder Einzelne trägt Verantwortung. Die gute Nachricht: Es ist gar nicht so schwer, wenn Sie ein paar grundlegende Regeln beachten.
Nehmen Sie sich die Zeit, kurz innezuhalten, bevor Sie zu einer vermeintlich praktischen Abkürzung greifen. Fragen Sie sich: Ist das wirklich datenschutzkonform? Und wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mich gerne an. Ich helfe Ihnen weiter.
Denn am Ende schützen wir nicht nur die Daten anderer Menschen. Wir schützen auch uns selbst und unser Unternehmen.
