Kniff Nr. 1: Sie brauchen den Durchblick
Wenn Sie eine Präsentation vorbereiten wollen, sollten Sie zuallererst mit sich selbst ein Brainstorming machen. Notieren Sie am besten alles auf einem Blatt Papier, was Ihnen zum Thema der Präsentation, zur Zielgruppe und zur Gestaltung einfällt.
Dabei gibt es für Sie keine Denkverbote: Alles, was Ihnen einfällt, ist es wert, aufgeschrieben zu werden. Ob es relevant ist, können Sie später beurteilen.
Damit die Ideen nur so sprudeln, können Sie sich an folgenden Impulsfragen orientieren:
- Welchen Schwerpunkt soll meine Präsentation haben?
- Welche Themen muss und kann ich ansprechen?
- Bei welchen Themen muss ich in die Tiefe gehen oder viel Zeit einplanen?
- Vor wem werde ich sprechen?
- Wie gross wird mein Publikum sein?
- Welche Teilnehmer könnten schwierig werden?
- Welche (Fach-)Sprache spricht mein Publikum?
- Wie stark möchte ich mein Publikum in meinen Vortrag einbeziehen?
- Welche (Hintergrund-)Informationen möchte ich den Teilnehmern zur Verfügung stellen?
- Wie sind die Rahmenbedingungen meiner Präsentation (z. B. Raum, Technik)?
Kniff Nr. 2: Starten Sie mit Kapitelüberschriften
Vielleicht geht es Ihnen wie so manchem: Sie sitzen vor einer leeren Präsentation und fragen sich, wie Sie am besten vorgehen sollen. Damit die noch leeren Folien schnell weniger werden, legen Sie folgendermassen los: Starten Sie zunächst mit den Kernbotschaften oder Kernthemen.
Denken Sie einfach an die Kapitel eines Buches. So bringen Sie schon mal eine grobe Struktur in die Präsentation. Für jedes „Kapitel“ nutzen Sie eine Folie und platzieren dort in grossen Lettern eine thematische Kapitelüberschrift.
Ein solcher Aufbau mit Kapitelüberschriften bringt viele Vorteile: Sie können daraus ganz leicht eine Agenda zusammenstellen. Zugleich sehen Sie beim Erstellen von Folien schnell, welcher Aspekt in welchem Kapitel besser aufgehoben ist.
Ausserdem ist die Sache für das Präsentieren sehr praktisch. Ihre Zuhörer können sich leichter auf das einstellen, was thematisch als Nächstes folgt. Und Sie haben zugleich Orientierung beim Präsentieren und eine kleine Verschnaufpause, in der Sie sich etwas sammeln können.
Schon wenige Augenblicke reichen aus, damit Sie sich auf das nächste Thema einstellen können. Und auch die Teilnehmer wissen eine kleine Pause zu schätzen, bei der man weniger mitdenken muss.
Kniff Nr. 3: Ihre Zielgruppe muss immer im Fokus stehen
Es ist wichtig, dass Sie sich vor Augen führen, für wen Sie die Präsentation erstellen. Achten Sie darauf, dass Ihre Folien so gestaltet sind, dass Ihre Zielgruppe Ihren Ausführungen folgen kann und weder über- noch unterfordert wird.
Dabei liegt auf der Hand: Eine Präsentation für die Unternehmensleitung oder für Führungskräfte kann ganz anders aussehen als eine grundlegende Information zum Datenschutz am Arbeitsplatz für den Otto Normalbeschäftigten. Auch die Aufbereitung kann ganz unterschiedlichen Regeln folgen.
Ausserdem: Wenn Sie Ihr Publikum mit Fachbegriffen, Paragrafen oder sogar Gesetzeszitaten „bombardieren“, wird das Gesagte eher nicht verstanden und erst recht nicht verinnerlicht.
Genauso gilt: Statt langer Gesetzeszitate geben Sie das Geregelte kurz in eigenen Worten wieder und verweisen auf den Paragrafen als Quelle.
Die Zielgruppe bestimmt auch Umfang und Inhalt
Hinterfragen Sie stets, was die Zielgruppe von Ihnen erwartet: Bei einer Präsentation für das Management wird meist erwartet, dass Sie schnell auf den Punkt kommen und sich auf das Wesentliche beschränken.
Zahlen, Daten, Fakten ohne viel Drumherum zählen hier meist besonders viel. Wollen Sie jedoch den Mitarbeitern den Datenschutz nahebringen, müssen Sie vor allem auf Praxisnähe und Beispiele setzen. Planen Sie auch Bausteine mit ein, bei denen die Teilnehmer eigene Erfahrungen schildern oder Fragen stellen können.
Kniff Nr. 4: Betrachten Sie Ihre Präsentation aus einem
anderen Blickwinkel
Präsentationsprofis wissen: Die Wirkung einer Präsentation sollte vorab getestet werden. Dazu können Sie sich zunächst in die Situation einer Person versetzen, die von den von Ihnen präsentierten Themen noch nie etwas gehört hat.
Hier sollten Sie sich selbstkritisch fragen, inwieweit diese die Inhalte so versteht, dass prinzipiell keine wesentlichen oder entscheidenden Fragen offenbleiben.
Stellen Sie fest, dass mehr Erläuterungen nötig sind, sollten Sie nicht versuchen, diese auch noch auf die Folie zu quetschen. Besser ist es, wenn Sie die Erläuterungen in den Notizen zur Folie unterbringen. Das gilt auch für lange Links oder Quellenangaben.
Bei Microsoft PowerPoint finden Sie den Notizbereich unterhalb der jeweiligen Folie. Drucken Sie die Folien für die Teilnehmer als „Notizseiten“ aus, haben Ihre Teilnehmer nicht nur viel Platz für eigene Anmerkungen, Ihre weiterführenden Hinweise sind ebenfalls enthalten.
Kniff Nr. 5: Vermeiden Sie multimedialen Design-Schnickschnack
Es ist schon erstaunlich, was man heutzutage mit Präsentationsprogrammen so alles zaubern kann. Doch was auf den ersten Blick schick oder hip wirkt, kann dazu führen, dass Ihre Präsentation zum Rohrkrepierer wird.
Auch wenn es Sie reizen mag: Verzichten Sie nach Möglichkeit auf Chichi und Schnickschnack. Das erst recht, wenn Sie nicht absolut sicher sein können, dass bei Ihrer Präsentation auch tatsächlich alles funktioniert.
Denn vollgepackte Multimedia-Präsentationen gehen nicht selten schief, weil der Präsentationsrechner nicht genug Rechenleistung hat, Videos und Ton ruckeln oder sich die Präsentation einfach aufhängt. Alles Peinlichkeiten, die sich vermeiden lassen.
Mit Minimalismus und einfachen Designelementen sind Sie meist besser beraten. Wollen Sie für etwas Abwechslung sorgen, setzen Sie auf gut gewählte Bilder und Grafiken.
Apropos Foliengestaltung: Damit Ihre Folien für die Teilnehmer lesbar sind, sollten Sie bei der Schriftgrösse und -farbe einige Dinge beachten. Verwenden Sie am besten eine ausreichend grosse Schrift (mindestens Schriftgrösse 18), die leicht lesbar ist (z. B. Arial). Ein weiterer Grund für eine „langweilige“ Schriftart wie Arial: Solche Standardschriftarten sind in der Regel auf allen Computern verfügbar. Nicht verfügbare „Designschriften“ werden im Zweifel von der Präsentationssoftware durch eine andere ersetzt. Das kann zu bösen Überraschungen führen.
Achten Sie ausserdem auf eine dunkle Schriftfarbe und einen hellen Hintergrund. Farben sollten Sie sparsam einsetzen. Testen Sie vorab die Farbwiedergabe, beispielsweise bei dem zum Einsatz kommenden Projektor oder Bildschirm. Wenn die Farbwiedergabe dort nicht stimmt, kann Ihre tolle Präsentation ziemlich übel aussehen. Da schaut dann niemand gern hin. Also ist es ggf. besser, wenn Sie auf Textformatierungen wie „fett“, „kursiv“ oder „unterstrichen“ setzen.
Kniff Nr. 6: Sagen Sie dem Tunnelblick den Kampf an
Jeder, der viel schreibt, weiss: Irgendwann verliert man den Blick für Fehler, egal, ob diese logischer, sprachlicher oder inhaltlicher Natur sind. Deshalb ist es wichtig, dass Sie eine andere Person bitten, sich Ihre Präsentation kritisch anzuschauen.
Ist das nicht machbar, sollten Sie Folgendes machen: Arbeiten Sie in Etappen und nicht zu lange an einer Sache. Machen Sie zwischendurch eine Pause, etwas anderes oder gehen Sie einen Kaffee trinken. Noch besser ist es, wenn Sie sich erst am nächsten Tag anschauen, was Sie am Tag zuvor geschaffen haben. Oft fällt einem nämlich erst dann auf, was nicht passt und wo man nacharbeiten muss.
Kniff Nr. 7: Ihre Show muss sitzen
Auch Fernsehmoderatoren wissen: Gerade bei Livesendungen muss man gut vorbereitet sein und alles muss geprobt werden. Macht man das nicht, kann man bei der Show sein blaues Wunder erleben. Und nicht jede Panne oder jeder Fauxpas lässt sich weglächeln. Nicht anders ist es bei Ihrer Präsentation. Üben Sie den Vortrag und Ihre Präsentation. Spielen Sie verschiedene Varianten durch.
So kann es vorkommen, dass niemand Fragen stellt und Sie besser mit den Folien durchkommen als gedacht. Dann müssen Sie die Zeit geschickt füllen. Andersherum geht es natürlich auch. Sie werden mit Fragen bombardiert und müssen dann improvisieren, um Ihre Kernbotschaften und alles Wichtige noch einigermassen vollständig rüberzubringen.
Fürs Üben und fürs Präsentieren können Sie sich auch ein Redemanuskript erstellen. Machen Sie sich Notizen, was Sie zu den einzelnen Folieninhalten sagen wollen. Das sollte nach Möglichkeit nicht genau das sein, was auf der Folie steht.
Denn ansonsten drängt sich der Eindruck auf, dass Sie nur ablesen können, sprich Folienkaraoke betreiben. Setzen Sie also auf freie Rede und achten Sie auf einfache, leicht verständliche Sätze.
Kniff Nr. 8: Bereiten Sie einen Plan B vor
Rechnen Sie immer damit, dass etwas schiefgehen kann. Um dann souverän reagieren zu können, sollten Sie sich vorab Gedanken gemacht haben. Orientieren Sie sich bei Ihrer Vorbereitung an Murphys Law, sprich an dieser nicht ganz ernst gemeinten Gesetzmässigkeit:
Es geht schief, was schiefgehen kann. Notieren Sie sich entsprechende Punkte und überlegen Sie, welche Reaktionsmöglichkeit Sie haben bzw. wie Sie vorbeugen können.
Denn jedes Problem, das Sie frühzeitig in den Griff bekommen, kann sich nicht zur Katastrophe entwickeln. Das schont auch Ihre Nerven.
Kniff Nr. 9: Checklisten sind eine grosse Hilfe
Wenn der grosse Tag kommt, müssen Sie performen, sprich Ihre Leistung bringen. Und schnell kann hier Nervosität dazu führen, dass Sie selbst die naheliegendsten Dinge vergessen. Findet Ihre Präsentation anderswo statt, kann schon ein vergessenes Netzteil dafür sorgen, dass Ihnen und Ihrer Präsentation der Saft ausgeht.
Das kann Ihnen nicht passieren, wenn Sie eine entsprechende Checkliste oder Packliste haben. Und damit Sie diese stets parat haben, kleben Sie diese gut sichtbar an die Wand vor Ihrem Schreibtisch oder an die Bürotür.
Natürlich können Sie auch digital Ihre Liste führen. Das klappt auch mit Standardtools wie Erinnerungen oder einer Aufzählung in einem Termin kurz vor der Veranstaltung.
Kniff Nr. 10: Werden Sie ständig besser
Nach dem Vortrag ist vor dem Vortrag. Bekommen Sie Lob, sollten Sie den Moment geniessen. Dann sollten Sie überlegen, was nicht so gut lief und was Sie beim nächsten Mal verbessern können. Damit Ihnen das auch noch in einigen Wochen präsent ist, sollten Sie sich entsprechende Notizen machen.
Haben Sie Personen im Publikum, die Ihnen eine kurze Manöverkritik geben können, sollten Sie sich diese Gelegenheit nicht entgehen lassen.
Sie haben hier nämlich die Möglichkeit, Ihre eigene Wahrnehmung mit der Wahrnehmung anderer Personen abzugleichen. Unter Umständen bringt das ganz neue Erkenntnisse, die Sie bei zukünftigen Vorträgen berücksichtigen können.
