Gehen Sie die Prüfung planvoll an
Das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, gern auch als Verfahrensverzeichnis oder Bearbeitungsverzeichnis bezeichnet, hat es in sich. Häufig passt es hier und da nicht so ganz oder Angaben sind falsch bzw. fehlen.
Und weil das Verzeichnis eigentlich gar nicht von Ihnen zu führen, sondern Ihnen vom Verantwortlichen bereitzustellen ist, kann die Qualität dieses Arbeitsmittels fraglich sein. Doch das Verzeichnis ist ein wichtiges Arbeitsmittel für Sie:
Denn damit können Sie leichter Risiken ausmachen, Schwerpunkte für Ihre Arbeit setzen und auch bei der Bearbeitung von Betroffenenrechten leichter unterstützen. Gehen Sie Ihre Prüfung planvoll an, indem Sie die folgenden Schritte umsetzen.
Beugen Sie Frust vor
Je nach Grösse des Unternehmens oder der Zahl und Komplexität der Bearbeitungstätigkeiten kann ein Check eine grosse Herausforderung sein. Daher: Sie sollten besser nicht alles auf einmal machen.
Nehmen Sie sich beispielsweise vor, jeden Schritt in einer Woche zu erledigen. Dann kommen Sie auch ziemlich schnell zum Ziel, vermeiden aber, dass Sie sich überfordern und frustriert aufgeben.
So gestalten Sie Ihre Prüfung
Damit Ihre Prüfung Hand und Fuss hat, können Sie folgende Schritte abarbeiten:
Schritt 1: Bereiten Sie sich gut vor
Eine gute Vorbereitung bedeutet, dass Sie sich zunächst mit Art. 12 DSG vertraut machen. Schauen Sie dazu in Gesetzeskommentare, um einen guten Überblick über die Rahmenbedingungen zu haben. Das kann für spätere Gespräche wichtig sein.
Prüfen Sie, welche Vorgaben, Regelungen oder Prozesse es gibt, etwa damit die relevanten Informationen ihren Weg ins Verzeichnis finden.
Gibt es noch keine Festlegung, etwa eine von der Unternehmensleitung freigegebene Arbeitsanweisung, sollten Sie das vielleicht als eine erste Massnahme zügig angehen.
Machen Sie ein Brainstorming: Überlegen Sie, was hat sich in letzter Zeit verändert, etwa zur Geschäftstätigkeit oder Organisation des Unternehmens. Auch neue oder veränderte Bearbeitungsprozesse sollten Sie notieren.
Schreiben Sie alles auf, was Ihnen im Hinblick auf neue oder veränderte Bearbeitungen einfällt. Sortieren Sie später, was von Relevanz ist.
Schauen Sie sich das aktuelle Verzeichnis an. Notieren Sie sich Auffälligkeiten, etwa offensichtliche Lücken oder Unvollständigkeiten. Auch dass das letzte Update schon lange her ist, ist eine wichtige Information.
Schritt 2: Gehen Sie bei wichtigen Bearbeitungen ins
Detail
Es ist unerlässlich, dass Sie sich zumindest die kritischen bzw. risikobehafteten Bearbeitungstätigkeiten genauer anschauen. Prüfen Sie hier nicht nur, ob etwa alle Angaben nach Art. 12 Abs. 2 und 3 DSG enthalten und aktuell sind.
Schauen Sie insbesondere auch, inwieweit die vorgesehenen Schutzmassnahmen noch zur aktuellen Risikosituation passen.
Hier kann auch ein Blick in Sicherheitskonzepte nötig sein. Denn auch die sollten auf der Höhe der Zeit sein und den bestehenden Gefahren und Risiken angemessen Rechnung tragen.
Schritt 3: Sprechen Sie mit den Verantwortlichen
Gehen Sie hier nicht auf Konfrontation und vermeiden Sie Vorwürfe. Das ist Ihrer Sache nicht dienlich. Gibt es Unzulänglichkeiten, etwa weil Informationen veraltet sind oder fehlen, zeigen Sie auf, warum sich das ändern muss.
Will man die Notwendigkeit nicht erkennen, sollten Sie das generelle „Unterstützungsproblem“ mit der Unternehmensleitung besprechen.
Schritt 4: Fordern Sie aktuelle Informationen an
Machen Sie klar, dass man die nötigen Informationen für das Verzeichnis zügig bereitstellt. Verdeutlichen Sie, dass man Ihnen die Informationen liefern muss und es nicht Ihre Sache ist, sich die Informationen zu organisieren. Geben Sie beratende Unterstützung.
Schritt 5: Machen Sie den Vollständigkeits- und Plausibilitätscheck
Nur weil Sie etwas fordern, muss das nicht bedeuten, dass man dem auch wie gewünscht oder erforderlich nachkommt. Werden Informationen bereitgestellt oder in das Verzeichnis integriert, sollten Sie prüfen, ob das Verzeichnis damit rund ist.
Prüfen Sie insbesondere, ob die gemachten Angaben passen können. Mit „Copy and Paste“ will sich mancher Schlaumeier die Arbeit schnell vom Tisch schaffen.
Das jedoch kann wiederum das Verzeichnis zu einem weniger guten oder unbrauchbaren Arbeitsmittel machen. Auch für diese Prüfung können Sie auf die folgende Checkliste setzen.
