Muster und Checklisten bieten viel Orientierung
Mit Mustern und Checklisten können Sie als Datenschutzbeauftragter viel erreichen. Nicht nur, dass Sie sich selbst entlasten, weil manches erst gar nicht zum Thema für Sie wird.
Sie geben neben der Hilfestellung auch Orientierung, worauf zu achten ist und was nicht vergessen werden darf. Insofern beraten Sie, indem Sie Hilfe zur Selbsthilfe zur Verfügung stellen.
Ihr Ziel sollte sein: Allen das Leben leichter machen
Einfach mal einige Muster oder Checklisten raushauen ist keine gute Idee. Sie müssen vieles in Erfahrung bringen und bedenken, damit Sie für die Beschäftigten als Nutzer und Sie selbst als Datenschutzbeauftragter einen Mehrwert schaffen.
Denn nichts ist unnötiger als Muster oder Checklisten, die niemand braucht. Und Sie frusten sich auch selbst, weil niemand Ihr Werk zu schätzen weiß.
„Einfach“ ist das A und O
Auch in Sachen Umsetzung sollten Sie es möglichst einfach halten. Muster oder Checklisten sollten Sie so bereitstellen, dass sie für die Nutzer in der Praxis leicht und problemlos einsetzbar sind. Dann können sich die Beschäftigten vor allem zu einfacheren Themen selbst beraten.
Verzichten Sie also auf eine komplizierte Umsetzung, die Sie nicht selbst bewerkstelligen können. Brauchen Sie die Unterstützung von Spezialisten aus der IT-Abteilung, kann das zum großen Problem für Sie werden, wenn man Sie mal nicht unterstützen kann oder will.
Denken Sie an die Risikoorientierung
Prägendes Element der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist, dass man risikoorientiert vorgeht.
Das gilt nicht nur für den Verantwortlichen, etwa bezüglich der Maßnahmen zur Umsetzung der Vorschriften (Art. 24 Abs. 1 DSGVO).
Das gilt auch für Sie als Datenschutzbeauftragter. Schließlich sieht Art. 39 Abs. 2 DSGVO auch für Sie vor, dass Sie Ihre Aufgaben den Risiken entsprechend wahrnehmen.
Insofern sollten Sie sich stets überlegen, wie Sie Risiken für den Datenschutz mit der Bereitstellung von Mustern oder Checklisten effektiv begegnen können.
Schritt für Schritt ist am besten
Egal, ob Sie ein Muster oder eine Checkliste erstellen wollen, Sie sollten geschickt vorgehen. Denn damit stellen Sie sicher, dass Sie ein rundum gelungenes Ergebnis erhalten, das nicht nur Sie zufriedenstellt, sondern auch für die Nutzer eine große Hilfe ist. Gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor:
