Bereiten Sie jetzt schon Ihren Bericht vor
Vielleicht meinen Sie, dass Sie einen Bericht doch mal schnell an einem Nachmittag erstellen und im Januar der Unternehmensleitung präsentieren können. Das sollten Sie lieber bleiben lassen. Denn Flickwerk oder ein schlampiger Bericht schaden Ihrem Ansehen und Ihrem Thema. Starten Sie früh in die Vorbereitung. Das stresst Sie nicht nur weniger. Sie haben auch das professionellere und ausgereifte Ergebnis rechtzeitig erstellt.
Darum ist ein Tätigkeitsbericht sinnvoll
Datenschutzbeauftragte in Unternehmen brauchen zwar an sich keinen Tätigkeitsbericht erstellen. Eine entsprechende Anforderung kennt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht. Und dennoch sollten Sie die Vorteile eines Berichts nicht unterschätzen, sodass sich die Arbeit immer lohnt:
- Sie geben einen Statusbericht ab und können aufzeigen, wie es um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen steht. Das hilft der Leitung, Risiken einzuschätzen und ggf. gegenzusteuern.
- Besteht Handlungsbedarf, können Sie diesen konzentriert ganz oben im Unternehmen adressieren. Das kann Ihnen vor allem dann helfen, wenn Sie weiter unten auf taube Ohren stoßen oder man es mit dem Datenschutz beharrlich nicht so genau nehmen will.
- Ein Tätigkeitsbericht ist Ihr Aushängeschild schlechthin. Schließlich können Sie zeigen, was Sie machen, wie professionell Sie agieren und wie wichtig Sie als Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen sind. Sie können sich also auch als Profi empfehlen, wenn die deutsche Benennungspflicht für Datenschutzbeauftragte wieder auf die Anforderungen der DSGVO reduziert werden sollte.
So gehen Sie bei Ihrem Bericht vor
Planvoll vorgehen ist nicht so schwer und aufwendig. Setzen Sie auf folgende Schritte:
- Klären Sie den Rahmen und Schwerpunkte: Legen Sie Form, Umfang und Zielgruppe genauso fest wie die Schwerpunktthemen, sprich die Kapitel, Ihres Berichts. Eine Auswahl möglicher Schwerpunktthemen finden Sie in der Checkliste.
- Sichten Sie Material und Quellen: Durchforsten Sie insbesondere Ihr E-Mail-Postfach, den Kalender, Protokolle und Audits nach Berichtenswertem.
- Legen Sie sich einen Themenspeicher an: Sammeln Sie Relevantes in einer Liste. Gute Alternative: Nutzen Sie Post-its an der Wand oder Tafel. Das fördert die Übersichtlichkeit und das leichtere Verschieben von Einzelthemen.
- Führen Sie ein Brainstorming durch: Notieren Sie Einfälle zu spezifischen Fragen wie „Was ist Besonderes im Datenschutz passiert?“, „Wo sind die größten Herausforderungen?“, „Wo besteht Optimierungsbedarf?“.
- Treffen Sie eine Auswahl: Sie können nicht alles im Bericht unterbringen. Stellen Sie zusammen, was wichtig, relevant und von Interesse für die Unternehmensleitung ist.
- Formulieren Sie Ihren Bericht: Machen Sie sich eine Gliederung mit Stichpunkten und gehen Sie dann ans Formulieren.
- Optimieren Sie Ihr Werk: Der erste Wurf ist oft nicht der beste. Schauen Sie sich Ihr Werk mit etwas zeitlichem Abstand an. Oft findet man so etwas, was verbessert werden sollte.
Wählen Sie die passenden Themenschwerpunkte aus
Es gibt keine zwingende Struktur für Ihren Bericht. Daher: Wählen Sie aus der folgenden Checkliste die Schwerpunkte aus, die für Ihr Unternehmen und Sie besonders relevant sind.
