Lassen Sie sich nicht hetzen
Auch wenn es schnell gehen soll oder Sie eine spontane Einschätzung geben müssen, sollten Sie stets versuchen, etwas Zeit zum Nachdenken zu gewinnen. Schließlich gilt: Hastiges Nachdenken kann zu Fehleinschätzungen führen. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, kommen Sie mit dem Kollegen ins Gespräch und behalten Sie die Situation im Griff. Beherzigen Sie zudem die folgenden Tipps. Die geben Ihnen Sicherheit und helfen Ihnen dabei, ganz Profi in der Beratung zum Datenschutz zu sein.
Tipp Nr. 1: Klären Sie, worum es überhaupt geht
Oft gibt es zunächst nur spärliche Informationen, vielleicht einige Sätze zum Anliegen oder Vorhaben. Bitten Sie den Kollegen, in die Details zu gehen. Manchmal ist sogar ein Start bei Adam und Eva erforderlich. Denn nur wenn Sie wissen, worum es ansatzweise geht, können Sie sich erste grobe Vorstellungen zur Problemlage und zu möglichen Knackpunkten im Datenschutz machen.
Um etwas Zeit zum Nachdenken zu gewinnen, können Sie auch aktiv nachfragen. Schon die Frage „Wer hat mit welchen personenbezogenen Daten was genau und in welcher Weise vor?“ sorgt bei Ihrem Gesprächspartner für einiges an Beschäftigung. Zudem zwingen Sie ihn dazu, Ihnen viele wichtige Informationen zu liefern, die für Ihre Einschätzung von großer Bedeutung sind.
Übrigens: Wird es zu komplex oder ist die Sache undurchsichtig, versuchen Sie, einen Gesprächstermin zu vereinbaren. Im Vorfeld können Sie einige allgemeine Fragen stellen, die man für den Termin vorbereiten kann.
Tipp Nr. 2: Verfolgen Sie den risikobasierten Ansatz
Bestimmt trifft das auch bei Ihnen zu: Sie haben nur begrenzte Ressourcen. Insofern ist Risikoorientierung ein Muss, auch bei Ihrer Beratung. Nicht alle an Sie gerichteten Fragen sind gleich wichtig und dringend. Manches Problem ist nicht so bedeutsam, dass die Lösung nicht noch etwas warten könnte. Das müssen Sie so natürlich niemandem sagen und für Verärgerung sorgen. Machen Sie in einem solchen Fall deutlich, dass es aktuell vorrangige Beratungen gibt. Sie kommen aber gerne auf den Kollegen und sein Anliegen zurück. Bieten Sie beispielsweise direkt eine Termineinladung für ein Gespräch an.
Tipp Nr. 3: Lassen Sie sich nicht festnageln
Gerade bei Einschätzungen zwischen Tür und Angel sollten Sie stets der besonderen Situation Rechnung tragen: Sie sind von der Anfrage und ggf. auch vom Thema überrascht. Vielleicht versucht man auch, Sie unter Druck zu setzen und zu einer schnellen Einschätzung zu bewegen. Machen Sie dann unbedingt klar: Sie geben eine erste Einschätzung ab. Bei genauerer Betrachtung der Sache kann Ihre Einschätzung auch anders ausfallen. Umso wichtiger ist, dass Sie Ihre Einschätzung unter den Vorbehalt einer genaueren und eingehenderen Prüfung stellen. Dazu ist meist jedoch noch erforderlich, dass Sie über alle relevanten Informationen verfügen. Die müssen nicht Sie sich beschaffen. Die muss man Ihnen zur Verfügung stellen.
Haben Sie Sorge, dass man Ihr Statement doch als finale Aussage auffassen könnte, ist unerlässlich: Schicken Sie dem Kollegen schnellstmöglich eine E-Mail, in der Sie nochmals deutlich machen, dass Sie nur eine erste Einschätzung gegeben haben. Diese unterliegt dem Vorbehalt einer genaueren Prüfung.
Tipp Nr. 4: Geben Sie Ihre Einschätzung schriftlich
Stellt sich ein Sachverhalt komplex dar oder bedarf Ihre Einschätzung einer eingehenden Prüfung der Rechtslage, sollten Sie eine mündliche Einschätzung im Nachgang zum Gespräch verschriftlichen. Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner mit, was Sie verstanden haben und auf welcher Informationsbasis Sie Ihre Einschätzung vorgenommen haben. Geben Sie diese schriftlich wieder, damit es später keine Diskussionen dazu gibt, was Sie gesagt oder was Sie wie eingeschätzt haben.
Dabei ist wichtig: Warten Sie nicht zu lange mit Ihrer schriftlichen Stellungnahme. Sonst vergisst man oft schnell wichtige Aspekte oder die Erinnerung spielt Ihnen einen Streich. Das kann auch Ihrem Gesprächspartner so gehen. Können Sie sich nicht direkt an die Stellungnahme machen, sollten Sie sich zumindest wichtige Punkte des Gesprächs für später notieren.
Tipp Nr. 5: Stellen Sie klar – Sie sind Berater, nicht Entscheider
Wird man als Datenschutzbeauftragter zwischen Tür und Angel „überfallen“, sind das nicht selten Fälle, in denen anscheinend alles nur von Ihnen und Ihrer „Entscheidung“ abhängt. So sollen Sie etwas „genehmigen“ oder „freigeben“. Passiert das nicht, muss dieses oder jenes gestoppt werden. Räumen Sie mit solch falschen Vorstellungen schnell auf. Machen Sie immer klar: Ihr gesetzlicher Auftrag ist im Wesentlichen auf das Beraten in Datenschutzfragen und auf das Kontrollieren der Umsetzung beschränkt. Sie geben Hinweise und machen Vorschläge zur Einhaltung der einschlägigen Regelungen. Die Entscheidung über eine konkrete Umsetzung liegt beim Unternehmen bzw. dessen Führung.
