Information über Veränderungen sind unerlässlich
Dass über Veränderungen informiert wird, liegt nicht nur im Interesse des Unternehmens, den Betrieb und die Geschäftstätigkeit gut zu organisieren. Solche Mitteilungen sind auch ansonsten sehr wichtig.
So wird etwa bekannt, wer zukünftig welche Aufgabe wahrnimmt. Damit können andere Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten einhergehen.
Auch ist die Information wichtig, um etwa die Berechtigung einer Person leicht nachvollziehbar zu kommunizieren.
Wechselt ein Mitarbeiter von Abteilung A zu Abteilung B und nimmt er eine andere Aufgabe wahr, braucht er zukünftig nicht mehr wissen, was in Abteilung A läuft.
Entsprechend benötigt er auch keinen Zugriff mehr auf (personenbezogene) Daten der Abteilung A.
Dass Informationen über personelle Veränderungen wichtig sind, wird erst recht deutlich, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, vielleicht nicht wirklich im Guten.
Dann ist es für die Mitarbeiter unerlässlich zu wissen, dass Herr X ab dem kommenden Monat nicht mehr im Unternehmen ist.
Das kann beispielsweise schon im Vorfeld bei der Weitergabe von Informationen bedacht werden, damit ein Datenfluss gestoppt wird.
Informationen sind wichtig für den Datenschutz
Bedenken Sie als Datenschutzbeauftragter stets: Änderungsmitteilungen sind eine organisatorische Maßnahme, um die Umsetzung der Anforderungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherzustellen.
Eine solche Information trägt dazu bei, Art. 24 Abs. 1 bzw. Art. 32 DSGVO umzusetzen. Denn: Zwar gibt es vielleicht Standardprozesse, die etwa den Entzug von Berechtigungen beim Abteilungswechsel oder beim Austritt aus dem Unternehmen sicherstellen.
Manches läuft aber auch ohne Prozesse. Wissen Mitarbeiter, wer zukünftig nicht mehr „befugt“ ist, können sie ihr Handeln entsprechend ausrichten.
