Sind Weihnachtsgrüße Werbung?
Der Begriff „Werbung“ wird rechtlich recht weitgreifend betrachtet, weshalb auch Geburtstags- und Weihnachtsgrüße, aber auch etwa Kundenzufriedenheitsumfragen als werblich angesehen werden.
Lösen Sie Freude oder eine Abmahnung aus?
In der Praxis wird sich ein individuell angeschriebener E-Mail-Empfänger, zu dem eine dauerhafte, vielleicht sogar langjährige Geschäftsbeziehung besteht, wohl meist freuen.
Er wird sich eher bedanken und Ihnen ebenfalls ein frohes Fest wünschen, statt sich zu beschweren oder eine Abmahnung zu senden – auch wenn das rechtlich möglich wäre.
Ganz im Gegensatz dazu werden aber auch Massen-Mailings versendet, bei denen die Absender den Gruß zum Weihnachtsfest als Möglichkeit sehen, die Empfänger auf ihre Angebote und Aktionen hinzuweisen.
Zwischen individuellen Grüßen und eindeutig werblichem Massenversand gibt es zudem einen großen Graubereich: Manche Beschäftigte wünschen allen Kontakten aus dem Adressbuch ein schönes Fest, andere haben dazu zusätzlich einen werblichen Hinweis in der Signatur und wieder andere verknüpfen den Gruß direkt mit einem Sonderangebot oder einem Rabattgutschein.
Ebenfalls nicht übersehen darf man, dass es neben Geburtstag und Weihnachten natürlich auch jede Menge andere Fest-, Welt-, Gedenk- und Aktionstage gibt. Würden entsprechende Grußbotschaften etwa per E-Mail nicht als Werbung gelten, würden z. B. der Mutter- und Vatertag auch für entsprechende Aussendungen genutzt, ohne dass eine notwendige Einwilligung vorhanden ist.
Rechtliche Grundlagen für Werbung
Sobald personenbezogene Daten im Rahmen von Direktmarketing verwendet werden, müssen Unternehmen üblicherweise die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) beachten.
Die Vorgaben der DSGVO zur Werbung
Die DSGVO enthält nur wenige Regelungen zum Direktmarketing. Im Erwägungsgrund 47 Satz 7 wird aufgeführt, dass Direktwerbung als berechtigtes Interesse betrachtet werden kann.
In Art. 21 DSGVO finden sich, etwas verkürzt dargestellt, noch die Regelungen, dass die betroffenen Personen der Werbung widersprechen können, dieser Widerspruch zukünftig beachtet werden muss und die Empfänger spätestens bei der ersten Kommunikation auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden müssen.
Rein nach den Vorgaben der DSGVO wäre es also möglich, Werbung im Rahmen des berechtigten Interesses und somit ohne Einwilligung zu versenden. Aber in Deutschland gilt auch das UWG.
Die Regelungen des UWG
In § 7 UWG finden sich die Voraussetzungen für die unterschiedlichen Kommunikationskanäle! Für Postwerbung ist keine Einwilligung vorgesehen, weshalb diese nach den Regelungen der DSGVO möglich ist.
Aus den Regelungen des § 7 UWG ergibt sich etwa, dass Werbung unter Verwendung elektronischer Post ohne Einwilligung unzumutbar ist sowie eine Ausnahmeregelung in Absatz 3. Hier wird auch nicht zwischen Verbrauchern und Unternehmenskunden unterschieden.
Bei der telefonischen Kontaktaufnahme wird zwischen Verbrauchern und „sonstigen Marktteilnehmern“ differenziert. Werbliche Anrufe bei Verbrauchern benötigen eine Einwilligung, entsprechende Anrufe bei „sonstigen Marktteilnehmern“, also etwa Unternehmen, zumindest eine mutmaßliche Einwilligung.
Bei Endverbrauchern und Einwilligungen zur werblichen telefonischen Kontaktaufnahme gelten zudem
die Aufbewahrungsfristen nach § 7a UWG.
Werbung per E-Mail und Telefon häufig mit Einwilligung
Da im UWG für alle üblichen werblichen Kommunikationskanäle – bis auf die Post – eine Einwilligung vorgesehen ist und die Ausnahmeregelungen ihre Herausforderungen haben, setzen viele Unternehmen bei Telefon und elektronischer Nachricht auf die Einwilligung als Rechtsgrundlage.
Es wäre auch möglich, die Postwerbung auf Basis einer Einwilligung zu versenden. Viele Unternehmen nutzen hier aber das berechtigte Interesse und die Regelungen der DSGVO, um die Kunden auch ohne Einwilligung werblich kontaktieren zu können.
Dienstleister werben mit steuerfreier Entschädigung
Unberechtigte werbliche E-Mails sind ein Dauerthema. Bislang gingen Beschwerden hauptsächlich an die Absender und die Aufsichtsbehörden. Nun gibt es aber Dienstleister, die eine Entschädigung von mehreren Hundert Euro ohne Kostenrisiko in Aussicht stellen und für ihre Leistungen werben.
Um die Dienste in Anspruch zu nehmen, reicht es üblicherweise zu Beginn aus, die empfangene Werbe-Mail an eine vorgegebene E-Mail-Adresse des Dienstleisters weiterzuleiten. Im Anschluss erfolgen eine Prüfung und bei entsprechender Bewertung sowie Beauftragung eine Abmahnung.
Für die betroffenen Absender kommen neben dieser Entschädigung für den Empfänger dann auch noch die Kosten für den involvierten Anwalt hinzu.
Wichtig zu wissen: Einzelne Dienstleister weisen ausdrücklich darauf hin, dass auch werbliche E-Mails an geschäftliche E-Mail-Adressen weitergeleitet werden können und die steuerfreie Entschädigung dem Empfänger – nicht dem Arbeitgeber – zusteht!
Unerlaubte Kontaktaufnahme vermeiden
Sofern Sie also selbst werbliche Kontaktaufnahmen durchführen (dürfen), sollten Sie immer darauf achten, dass Sie nur Empfänger kontaktieren, bei denen es zulässig ist.
Je nach Vorgehensweise Ihres Unternehmens und dem gewählten Kontaktkanal muss also üblicherweise eine Einwilligung vorliegen oder – etwa bei Postversand – zumindest kein Widerspruch.
In Unternehmen, die Direktmarketing betreiben, gibt es üblicherweise Anwendungen, in denen die Einwilligungen und ggf. Widersprüche hinterlegt werden.
Auf aktuelle Daten achten!
Gerade bei umfangreicheren werblichen Kontaktaufnahmen sollten Sie darauf achten, dass Sie aktuelle Daten nutzen. Auch diese sind häufig in den zentralen Systemen zu finden.
Es wäre doch peinlich und traurig, wenn Sie etwa einer möglicherweise erst kurzfristig verstorbenen Person schöne Weihnachten wünschen und die trauernden Familienangehörigen die Nachricht erhalten, obwohl diese im Vorfeld etwa die bestehenden Verträge bei Ihren Kollegen gekündigt haben.
Kein offener E-Mail-Verteiler!
Ein weiterer Fehler, der leider immer noch häufig geschieht, ist der Versand von E-Mails mit einem offenen E-Mail-Verteiler. Das heißt, die Absender haben die Empfänger in die „An“- und ggf. „CC“-Zeile statt in „BCC“ eingetragen.
Auch wenn die Empfänger dem Empfang der werblichen Nachricht zugestimmt haben, bedeutet dies nicht, dass sich die Empfänger untereinander sehen dürfen.
Fehler beim Postversand
Gerade die Tage vor Weihnachten sind in vielen Unternehmen arbeitsreich. Dann kann es schnell passieren, dass versehentlich mehrere Briefe in ein Kuvert gesteckt werden.
Ob für die betroffenen Personen dadurch ein Risiko entsteht, dass ein Empfänger ihre Weihnachts- und Werbepost bekommt, hängt natürlich vom Inhalt und möglicherweise der Branche ab, in welcher Sie tätig sind.
Im Regelfall liegt aber ein Datenschutzvorfall vor, welcher dann bewertet werden muss. Im schlimmsten Fall muss der Vorfall dann der Aufsichtsbehörde oder sogar den betroffenen Personen gemeldet werden.
Betroffenenrechte beachten!
Nicht selten führen unerfüllte Widerrufe von Einwilligungen oder Widersprüche gegen die werbliche Kontaktaufnahme zu Beschwerden. Dabei berufen sich Betroffene zunächst oft gar nicht auf ihre Rechte nach der DSGVO, sondern formulieren es ganz praktisch:
„Bitte keine Anrufe mehr, eine E-Mail reicht“ oder „Ich habe kein Interesse mehr an Ihren Angeboten“. Unabhängig von der Begründung muss solchen Aufforderungen nachgekommen werden.
Wichtig: Es reicht oft nicht aus, die Kontaktdaten nur im eigenen Adressbuch oder in einer Excel-Liste zu löschen. Wenn andere Kolleginnen oder Kollegen bei der nächsten Aussendung auf eine zentrale Datenbank zugreifen, aus der die Informationen nicht entfernt wurden, kann es zu einer erneuten unerlaubten Kontaktaufnahme kommen.
Falls Sie unsicher sind, wie solche Wünsche im Unternehmen verarbeitet werden oder wer zuständig ist, wenden Sie sich an die internen Ansprechpartner – etwa den Datenschutzbeauftragten. So vermeiden Sie unnötige Beschwerden, mögliche Bußgelder und rechtliche Risiken.
Fazit
Auch gut gemeinte Grüße können als Werbung gelten, weshalb die entsprechenden Regelungen zur werblichen Kontaktaufnahme eingehalten werden müssen.
Sie sollten deshalb vor der werblichen Kontaktaufnahme prüfen, ob es in Ihrem Unternehmen dazu Regelungen gibt, oder sich mit den zuständigen Ansprechpartnern für Werbung und Datenschutz abstimmen. Damit vermeiden Sie unangenehme Rückmeldungen und unnötigen Stress zu Weihnachten.
