Tipp 1: Arbeitstagebuch für 2 Wochen führen
Ärzte empfehlen Abnehmwilligen oft zunächst, ihr Essverhalten kennenzulernen und dieses entsprechend für einen längeren Zeitraum zu dokumentieren. Das ist auch ein guter Ansatz fürs Arbeitsleben.
Halten Sie beispielsweise für zwei Wochen in einem Kalender oder in einer Tabelle fest, was Sie erledigt bzw. woran Sie gearbeitet haben. Befüllen Sie Ihr Arbeitstagebuch möglichst detailliert.
So können Sie nämlich leichter ausmachen, was Sie machen und wofür Ihre Zeit hauptsächlich draufgeht. Vielleicht erkennen Sie so, dass Sie zu viel Zeit mit dem Beantworten von E-Mails verbringen.
Tipp 2: Zeitfresser identifizieren
Jeder kennt das: Manche Aufgabe oder Tätigkeit frisst viel Zeit, ohne dass am Ende ein gutes oder zumindest akzeptables Ergebnis steht. Stellen Sie zusammen, wofür Sie grosse Teile Ihrer Arbeitszeit aufwenden.
Denken Sie aber hier nicht nur an das Arbeiten selbst, sondern auch das Drumherum. Kämpfen Sie tagtäglich längere Zeit mit Computer und Technik, geht auch das von Ihrer Arbeitszeit ab.
Auch hier sollten Sie sich an die Problemlösung machen, um wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben.
Tipp 3: Bändigen Sie die E-Mail-Flut
Probieren Sie mal Folgendes aus: Lesen Sie E-Mails nur zu festen Zeiten am Tag, beispielsweise jeweils eine Stunde morgens, mittags und am Nachmittag. Die Zeiten dazwischen verwenden Sie auf konzentriertes Arbeiten.
Sichten Sie den Posteingang und nehmen Sie gleich eine Bewertung vor. Was Sie bearbeiten oder beantworten müssen, terminieren Sie direkt mit einem Datum.
Was eine lesenswerte Information ist, packen Sie in einen entsprechenden Ordner. Was ohne Relevanz ist, verschieben Sie direkt in den Papierkorb.
Tipp 4: „Schnell Erledigbares“ sofort abarbeiten
Vieles im Arbeitsalltag ist Kleinkram und lässt sich in fünf bis zehn Minuten erledigen. Diese Sachen sollten Sie nie erst auf eine To-do-Liste setzen und später bearbeiten.
Das kostet garantiert zusätzliche Zeit, wenn Sie sich erst erneut mit der Sache beschäftigen müssen. Erledigen Sie die Sache lieber sofort.
Nicht anders ist es, wenn Sie eine E-Mail schnell beantworten können. Dabei muss das nicht zwangsläufig per E-Mail passieren. Telefonieren geht ab und an noch schneller.
Tipp 5: „Salami-Taktik“ bei Komplexem anwenden
Manchmal müssen Sie auch als Datenschutzberater ganz schön dicke Bretter bohren. Das kann etwa eine komplexe Beratung sein oder das Entwickeln einer Managementpräsentation.
Damit Ihnen das leichter von der Hand geht, sollten Sie den grossen Brocken in kleine Häppchen zerlegen. Die lassen sich nicht nur schneller und leichter bearbeiten.
Sie erzielen auch immer wieder Teilerfolge. Das hebt die Stimmung und hilft Ihnen, am Ball zu bleiben.
Tipp 6: Zuständigkeitscheck zum Standard machen
Machen Sie es wie der Sachbearbeiter in einer Behörde oder ein Richter bei Gericht: Bevor man dort in die Details einsteigt und sich intensiv mit einer Sache auseinandersetzt, fragt man sich: Ist das mein Thema?
Bin ich zuständig? Das sollten auch Sie sich fragen, und zwar bei allem, was Sie erledigen wollen. Eventuell merken Sie so nämlich, dass die Sache überhaupt nicht Ihr Ding und vielmehr die Bearbeitung anderswo besser aufgehoben ist.
Will man z. B. einen Entwurf eines Reglements von Ihnen, sollten Sie auf die Zuständigen verweisen, sprich Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung.
Tipp 7: Konzentriertes Arbeiten ermöglichen
Blockieren Sie sich im Kalender Zeiten, in denen Sie ungestört und konzentriert arbeiten können. Idealerweise richten Sie sich Regeltermine ein, damit Ihnen hier niemand in die Quere kommt. Ausserdem wichtig: Schalten Sie alles aus, was Sie ablenken kann, etwa Telefon und E-Mail-Benachrichtigungen.
Tipp 8: Fremdaufgaben abgeben
Halten Sie Ausschau nach Erledigungen, die Sie zwar machen, die aber nicht zu Ihren Kernaufgaben gehören. Versuchen Sie, diese wieder loszuwerden.
Machen Sie dazu die Zuständigen aus und bitten Sie diese, dass sie ihre Aufgaben wieder selbst erledigen.
Tipp 9: Ziele kurz-, mittel- und langfristig planen
Damit Sie besser mit der Zeit zurechtkommen, sollten Sie Ziele haben und diese kurz-, mittel- und langfristig planen. Machen Sie auch immer wieder einen Check, ob Ziele oder Prioritäten noch passen.
Ist etwas nicht mehr so wichtig bzw. dringend, können Sie es nach hinten verschieben. Dann haben Sie Zeit für Wichtigeres.
Tipp 10: Mehrbedarf adressieren
Auch das kann passieren: Trotz aller Bemühungen reicht Ihre Zeit nicht aus, um Ihre Aufgaben sachgerecht und professionell zu erledigen.
Dann gibt es nur eines: Reden Sie mit der Unternehmensleitung und besprechen Sie den bestehenden Mehrbedarf.
