Digitale Anwendungen sind heute nur wenige Klicks entfernt. Cloud-Dienste, KI-Assistenten und spezialisierte Onlinetools lassen sich schnell in den Arbeitsalltag integrieren. Dabei entstehen leicht Datenverarbeitungen außerhalb der bekannten und kontrollierten IT-Landschaft – die sogenannte Schatten-IT. Für Datenschutzbeauftragte ist das eine praktische Herausforderung: Denn nur bekannte Datenverarbeitungen und IT-Systeme lassen sich datenschutzrechtlich bewerten und wirksam steuern. Bleiben Anwendungen unentdeckt, können Risiken für Datenschutz und Informationssicherheit lange unbemerkt bleiben.

Nicht jede nicht freigegebene Anwendung führt automatisch zu einem Datenschutzverstoß. Das eigentliche Risiko liegt vielmehr darin, dass Datenverarbeitungen außerhalb der bekannten IT- und Datenschutzprozesse stattfinden. Dadurch fehlen häufig Transparenz, Kontrolle und eine datenschutzrechtliche Bewertung.

Wie gut ist Ihr Unternehmen beim Thema Schatten-IT aufgestellt? Mit dem folgenden Selbsttest können Sie schnell einschätzen, wo bereits gute Strukturen bestehen und wo noch Handlungsbedarf besteht. Beantworten Sie die Fragen so, wie die Abläufe in Ihrem Unternehmen tatsächlich gelebt werden. Die Auswertung gibt Ihnen eine erste Orientierung für die nächsten Schritte

Stoßen Verantwortliche im Unternehmen auf Anzeichen für Schatten-IT oder stellen sie deren Nutzung fest, sollten sie nicht vorschnell mit Verboten reagieren. Ein Verbot beseitigt weder den tatsächlichen Bedarf der Beschäftigten noch bereits vorhandene Datenbestände. Häufig führt es lediglich dazu, dass die Beschäftigten die betreffenden Anwendungen künftig besser verbergen

Schatten-IT wird häufig erst entdeckt, wenn bereits ein Datenschutzvorfall, eine Betroffenenanfrage oder ein Audit einen Anlass für eine genauere Prüfung bietet. Dabei gibt es oft schon im Vorfeld Anzeichen dafür, dass Anwendungen außerhalb der vorgesehenen IT- und Datenschutzprozesse genutzt werden. Einzelne Hinweise müssen zwar nicht zwangsläufig auf Schatten-IT hindeuten. Häufen sich jedoch mehrere Warnsignale, empfiehlt sich eine genauere Betrachtung gemeinsam mit IT und den betroffenen Fachbereichen.