Frage: Unser Unternehmen verfügt über mehrere Vertriebsstandorte in Deutschland. Ich wollte mal bei den Standorten vorbeischauen, um mir ein Bild von der Datenschutzsituation machen. Die Geschäftsführung meinte, dass das Unternehmen sparen müsse und es hierfür kein Geld gebe. Ich solle das anders lösen. Ich habe mir nun überlegt, dass ich die Betreuung aus der Ferne mache. Was meinen Sie: Ist das ein Problem?
Antwort: Zunächst ist wichtig, dass Sie sich die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen vor Augen führen:
- Die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz liegt immer beim Unternehmen und folglich bei dessen Leitung. Das Unternehmen ist datenschutzrechtlich verantwortlich und muss mit geeigneten Maßnahmen für die Umsetzung der Anforderungen sorgen. Das gilt gerade für die Vorgaben aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz.
- Teil der Verantwortung ist auch, dass die Unternehmensleitung Ihnen die Wahrnehmung Ihrer Aufgaben ermöglicht. So sieht gerade Art. 38 Abs. 2 DSGVO vor, dass Ihr Unternehmen als Verantwortlicher Sie bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben nach Art. 39 DSGVO unterstützen muss. Dazu muss es Ihnen die dafür erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen. Das betrifft eben grundsätzlich auch die (finanziellen) Mittel, um Beratungen oder Kontrollen vor Ort durchführen zu können.
- Allerdings ist auch klar: Schlussendlich entscheidet die Unternehmensleitung, welche Unterstützung man Ihnen zukommen lässt. Sie haben hier in der Praxis kaum Möglichkeiten, eine konkrete Unterstützungsmaßnahme zu erzwingen.
Überzeugen Sie mit guten Argumenten
Meist ist es Erfolg versprechend, wenn Sie verdeutlichen, warum etwa ein Besuch vor Ort besonders wichtig ist. Vieles kann im Datenschutz schieflaufen, was man aus der Ferne nicht mitbekommt. Insofern würde Ihnen die Möglichkeit genommen, frühzeitig die richtigen Hinweise und Tipps zu geben, damit man im Datenschutz die Kurve bekommt. Unterstützt man Sie nicht ausreichend, wird in der Regel auch nichts gespart. Im Gegenteil: Geht etwas schief, wird es meist viel teurer als bei einer Unterstützung von Anfang an. Außerdem trägt Ihre Arbeit dazu bei, Risiken zu minimieren, was auch die Haftungssituation für die Geschäftsleitung entschärfen kann.
Machen Sie das Beste aus der Situation
Haben Sie mit guten Argumenten dennoch keinen Erfolg, sollten Sie darauf achten, dass die entsprechende Entscheidung der Unternehmensleitung dokumentiert ist. Eine E-Mail oder die Ablehnung einer Dienstreise kann schon ausreichen. Arbeiten Sie dann bestmöglich aus der Ferne. Auch virtuell lässt sich viel besprechen und eine gute Beratung umsetzen.
