Frage: Bei uns gibt es ein Kundenmanagementsystem, mit dem beispielsweise auch Anfragen von Interessenten oder Beschwerden von Kunden bearbeitet und dokumentiert werden. Nun soll das Schulungskonzept für neue Servicemitarbeiter umgestellt werden. Die Teilnehmer sehen dann Daten aus echten Kundendatensätzen. Ist das in Ordnung?
Antwort: In der Regel dürfte das problematisch sein. Schließlich werden die betreffenden personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck auf Basis einer konkreten Rechtsgrundlage verarbeitet. Diese dürfte in Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu sehen sein, sprich der Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit dem Betroffenen.
Der Zweck „Schulung an echten Datensätzen“ ist nicht umfasst. Im Übrigen gilt: Egal, ob Sie die Sache direkt auf eine Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO oder auf eine Zweckänderung nach Art. 6 Abs. 4 DSGVO stützen wollen, ist festzustellen: Es fehlt an der konkreten Erforderlichkeit. Ein solches Training für Anwender ist auch mit fiktiven Datensätzen möglich.
Es müssen gerade nicht personenbezogene Daten echter Kunden zum Einsatz kommen. Generell sind Vorgehensweisen vorzuziehen, die weniger in das Persönlichkeitsrecht von Betroffenen eingreifen. Zudem wird vermieden, dass echte Daten verändert werden und somit gegen das Prinzip der Richtigkeit verstoßen wird.
