Gehen Sie die Sache nicht Hals über Kopf an
Auch das Planen eines Budgets kann zu einer großen Herausforderung werden, die mit vielen Überraschungen verbunden ist. Da wären Budgetposten, an die Sie nie denken würden, etwa Anteile für den Schreibtisch, Heizung und Versicherungen. Umso wichtiger ist, dass Sie planvoll an die Sache herangehen. Wie wäre es, wenn Sie sich an dieser Schritt-für Schritt-Anleitung orientieren?
Schritt 1: Klären Sie, wie man das in Ihrem Unternehmen macht
Sprechen Sie mit dem Controlling oder der Buchhaltung. Meist existieren für Kostenstellen- oder Budgetplanungen konkrete Anweisungen oder Leitfäden. Auch gibt es bestimmt Muster oder Vorlagen, von denen Sie am besten nicht abweichen. Sollten Sie nicht über eine eigene Kostenstelle verfügen oder Ihre „Nebentätigkeit“ Datenschutzbeauftragter mit auf der Kostenstelle Ihrer Haupttätigkeit laufen, sollten Sie um die Einrichtung einer (Unter-)Kostenstelle bitten. Ansonsten wird nie wirklich transparent, welche Posten es für Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter gibt.
Schritt 2: Schauen Sie sich die vorherigen Planungen an
Wichtige Informationen liefern Ihnen die Planungen aus den Vorjahren und für 2026. So erkennen Sie nicht nur, welche Posten mit welchem Budget belegt waren. Sie sehen auch, wo es finanziell knapp wurde bzw. wo Budget ungenutzt blieb. Analysieren Sie, welche Ursachen dies hatte. Stellen Sie für das aktuelle Jahr ungenutztes Budget fest, sollten Sie prüfen, ob Sie dies noch nutzen können. Ggf. können Sie auch Ausgaben oder Investitionen für das nächste Jahr vorziehen.
Schritt 3: Klären Sie die (finanzielle) Situation Ihres Unternehmens
Klären Sie im Gespräch mit dem Controlling oder der Unternehmensleitung, wie es um Ihr Unternehmen steht. Sparziele, Expansionspläne oder neue IT können viele Herausforderungen für Sie mitbringen, die kostenträchtig sein können.
Schritt 4: Identifizieren Sie zusätzlichen oder veränderten Bedarf
Hier kann es sinnvoll sein, dass Sie vorab auch mit wichtigen Know-how-Trägern sprechen, etwa der IT-, Personal- oder Vertriebsabteilung. Gibt es jemand, der sich um Unternehmens- oder Geschäftsentwicklung kümmert, sollten Sie auch hier vorstellig werden.
Nehmen Sie sich anschließend Zeit und denken Sie darüber nach, was 2027 auf Sie zukommt oder welche Aufgaben Sie wahrnehmen müssen. Auch andere Einflussfaktoren können Ihre Arbeit erheblich beeinflussen, die kostenrelevant sind. So z. B. der Aufbau oder die Schließung von Standorten im In- oder Ausland.
Schritt 5: Beziffern Sie Ihren neuen Aufwand
Überschlagen Sie insbesondere den zeitlichen und finanziellen Aufwand, der im nächsten Jahr auf Sie zukommt. Haben Sie mehr Arbeit mit der Wahrnehmung Ihrer Aufgaben als Datenschutzbeauftragter, brauchen Sie auch mehr Ressourcen. Unter Umständen ist auch erforderlich, dass man Sie mehr von Ihren sonstigen Aufgaben entbindet.
Schritt 6: Halten Sie Ausschau nach den größten Risiken
Bewerten Sie die Risiken, die im Datenschutz und in der Datenschutzorganisation für Ihr Unternehmen bestehen. Denken Sie aber auch an die Risiken, die etwa erst 2027 auftauchen, etwa durch neue Verarbeitungsverfahren oder den verstärkten Einsatz von KI. Dabei ist wichtig: Die Kosten ergeben sich aus dem Risiko und nicht umgekehrt. Risiken sollten Sie nicht wegen der Kosten geringer einschätzen.
Schritt 7: Setzen Sie Schwerpunkte
Nicht alle Risiken sind gleich bedeutsam. Ordnen Sie diese und setzen Sie Schwerpunkte, die Sie auch bei der Budgetplanung berücksichtigen. Bilden Sie drei Gruppen, und zwar „Zwingend erforderlich, da gesetzlich gefordert“, „Aufgrund hohen Risikos geboten“ und „Von Vorteil bzw. wünschenswert“. Geht es später um das Verhandeln von Budgetposten, finden Sie in der letzten Gruppe diejenigen Themen mit dem größten Verhandlungsspielraum.
Schritt 8: Kalkulieren Sie angemessen, aber großzügig
Orientieren können Sie sich an den Werten aus den Vorjahren. Packen Sie einen Aufschlag von mindestens 5 bis 10 % sowie eine Reserve drauf. Denn klar ist: Zu knappes Kalkulieren kann sich später rächen. Einerseits können Sie schon bei Budgetverhandlungen Abstriche machen müssen. Andererseits sind unterjährige Budgetnachforderungen in der Praxis oft nicht erfolgreich.
Schritt 9: Gehen Sie den Entwurf mit dem Controlling durch
Das hilft Ihnen, Fehler oder absolut Unrealistisches früh zu erkennen und nicht erst im Gespräch mit der Unternehmensleitung. Auf der anderen Seite sind Hinweise des Controllings nicht in Stein gemeißelt. Die Unternehmensleitung muss Sie angemessen mit Ressourcen ausstatten. Macht sie das nicht, geht sie ins Risiko. Unter Umständen können Sie Ihre Arbeit nicht erfüllen, eventuell droht wegen der mangelnden Unterstützung sogar ein Bußgeld.
Schritt 10: Verhandeln Sie das Ganze mit der Leitung
Bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor. Stellen Sie sich darauf ein, dass jeder Posten hinterfragt wird. Also müssen Sie gute Gründe parat haben. Herrscht Spardruck im Unternehmen, sollten Sie aufzeigen können, wo und wie Sie Ihren Beitrag leisten. Will man Ihnen Ihr Budget insgesamt erheblich zusammenstreichen, sollten Sie an die Unterstützungspflicht appellieren. Zudem wird ggf. an der falschen Stelle gespart. Können Sie Ihren Aufgaben nicht nachkommen, können die Risiken für Verstöße und Pannen im Datenschutz steigen.
Diese Posten sollten Sie berücksichtigen
Bei der Budgetplanung können Sie ggf. auf Vorlagen aus dem Unternehmen zurückgreifen. Doch die sind unter Umständen sehr allgemein und für alle Abteilungen bzw. Kostenstellen passend. Besonderheiten, wie sie bei Ihrer Tätigkeit auftreten, sind wahrscheinlich wenig berücksichtigt. Machen Sie daher den Check, ob Sie bei Ihrer Planung relevante Posten wiederfinden. Hilfestellung bietet Ihnen die folgende Checkliste.
