Auch externe Datenschutzbeauftragte haben ihre Berechtigung
Wie so oft im Leben gilt: Es kommt ganz auf den Einzelfall an. Für viele Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Dienste einer externen Datenschutzberatung in Anspruch zu nehmen. Das gerade, wenn man sich einen internen Datenschutzbeauftragten nicht leisten kann oder will. Zudem können Aus- und Weiterbildung bei Teilzeit-Datenschutzbeauftragten ein großer Kostenposten sein, der bei einem externen Datenschutzbeauftragten weniger ins Gewicht fällt.
Vorsicht bei verlockenden Angeboten
Auch externe Datenschutzbeauftragte spüren die schwieriger werdende wirtschaftliche Lage. Kein Wunder also, dass sie auf die Suche nach neuen Kunden gehen. Und mancher macht Unternehmen verführerische Angebote.
Spricht Ihr Geschäftsführer Sie auf ein erhaltenes günstiges Angebot an, sollten Sie sachlich bleiben. Starten Sie direkt mit der Prüfung des Angebots und stellen Sie die richtigen Fragen. Meist wird bald klar, dass das Angebot viele Fragen offenlässt oder manches eben nicht abgedeckt ist, was Sie im Unternehmen übernehmen. Schnell kann so aus „günstig“ ein „richtig teuer“ werden.
Thematisieren Sie insbesondere die folgenden Punkte
Finden Sie sich etwa in einem Gespräch mit der Unternehmensleitung wieder, können Sie die folgenden Fragen stellen:
Welche der wahrgenommenen Aufgaben sind vom Angebot umfasst?
Werfen Sie ein Licht auf die von Ihnen aktuell wahrgenommenen Aufgaben. Eventuell haben Sie viel Arbeit mit der Unterstützung beim Führen von Verzeichnissen und pflegen auch Datenbanken. Zudem sorgen Sie ggf. fortlaufend für Awareness durch Schulungen. Auch haben Sie bei Ihrer Anwesenheit stets den Fokus auf dem Datenschutz, sodass Sie immer beiläufig auch die Einhaltung des Datenschutzes prüfen. Das sind nur wenige Punkte, die meist nicht im Angebot enthalten sind und zusätzlich verrechnet werden. Das kann teuer werden.
Wie viel Arbeits- oder Beratungszeit ist in einer Pauschale enthalten?
Sie arbeiten in dem zeitlichen Umfang, in dem man Sie für Ihre Aufgaben als Datenschutzbeauftragter freigestellt hat. Und das zu den Konditionen Ihrer übrigen Tätigkeit. Die Kosten sind also vorhersehbar. Bei einem externen Angebot ist meist nur eine bestimmte Stundenzahl pauschal enthalten. Mehr zeitlicher Aufwand wird gesondert berechnet, ggf. zu hohen Tarifen. Das kann gerade bei Beratungen, Prüfungen oder komplexen Betroffenenanfragen zu Kosten führen, die Ihr Unternehmen nicht auf dem Radar hatte.
Wie realistisch ist das Angebot?
Ein Angebot kann nur realistisch sein, wenn der externe Datenschutzberater zumindest eine grobe Bestandsaufnahme gemacht hat. Schließlich tickt jedes Unternehmen anders. Es kommt nicht nur auf die Größe, Umsatz und Mitarbeiterzahl an. Entscheidend können die Verarbeitungen und die damit einhergehenden Risiken sein. Wie gut ein Angebot ist, lässt sich erst sagen, wenn dieses konkret genug ist. Übrigens: Das Angebot ist eine Sache. Eine ganz andere ist, was im tatsächlichen Vertrag steht. Deshalb heißt es auch beim Vertrag und der Leistungsbeschreibung: Augen auf!
Welche Kosten entfallen tatsächlich für das Unternehmen?
Auch wenn der interne durch einen externen Datenschutzbeauftragten ersetzt wird, sind damit nicht alle Kosten für Ihr Unternehmen weg, die ansonsten durch den internen Datenschutzbeauftragten anfallen. Meist bedarf es eines Datenschutzkoordinators auf Unternehmensseite. Dieser ist Schnittstelle und Ansprechpartner für den externen Datenschutzbeauftragten. Er koordiniert auch die Umsetzung der Anforderungen und Empfehlungen im Unternehmen. Auch hier fallen Kosten an, etwa die Personalkosten oder für Aus- und Weiterbildung. Selbst wenn der externe Datenschutzbeauftragte die Aus- und Weiterbildung übernimmt, wird er sich das (gesondert) vergüten lassen.
Wie qualifiziert ist der externe Datenschutzbeauftragte tatsächlich?
Der externe Datenschutzbeauftragte muss so qualifiziert sein, dass er die Aufgaben passend für Ihr Unternehmen wahrnehmen kann. Je nach Verarbeitungen im Unternehmen können spezielle fachliche Qualifikationen nötig sein. Außerdem: Auch Soft Skills und das Zwischenmenschliche spielen eine Rolle. Passen diese Punkte nicht, hat es der Externe nicht nur schwer in Ihrem Unternehmen. Unter Umständen schadet er dem Datenschutz mehr, als er nutzt.
Ist der Unternehmensleitung die Haftungssituation bekannt?
Oft wird verkannt: Die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes bleibt immer beim Verantwortlichen, sprich Ihrer Unternehmensleitung. Da ist es egal, ob der Datenschutzbeauftragte intern oder extern tätig wird. Die datenschutzrechtliche Verantwortung lässt sich nämlich nie auf den Datenschutzbeauftragten abwälzen. Entsprechende Vertragsklauseln mit einem Externen sind nutzlos.
