Frage: Ich bin Datenschutzbeauftragter und gehe demnächst in Rente. Was muss ich bezüglich meiner Unterlagen beachten, welche ich meinem Nachfolger zur Verfügung stellen will, etwa Beratungsdokumente, Beschwerden oder Musterschreiben?
Antwort: Sichten Sie zunächst, was Sie alles aufbewahren. Denken Sie hier nicht nur an Digitales, etwa E-Mails und Dateien. Haben Sie auch ein Auge auf Unterlagen in Papierform. Prüfen Sie dann, was aus Ihrer Sicht für die Arbeit Ihres Nachfolgers von Relevanz ist. Hierzu kann es sinnvoll sein, auch die Wünsche und Bedürfnisse des Nachfolgers zu kennen. Fragen Sie ihn einfach.
Bei allem, was ohne Personenbezug ist, sind eine weitere Aufbewahrung bzw. Weitergabe und Nutzung unproblematisch. Allerdings kann es sinnvoll sein, Veraltetes und nicht mehr Relevantes zu löschen, um eine bessere Übersichtlichkeit zu erreichen. Bei Personenbezogenem sollten Sie genauer hinschauen. Beschwerden oder Schreiben, die sich an konkrete Personen richten, haben unter Umständen noch Relevanz. Grundsätzlich können Sie sich an einer Frist von drei Jahren orientieren, die beginnt, wenn ein Vorgang vollständig abgeschlossen ist.
Ist die Frist um und gab es auch keine rechtliche Auseinandersetzung, kann es sich anbieten, Unterlagen zu anonymisieren, etwa um diese als Muster weiterhin nutzen zu können. Bei Papierunterlagen ist es sinnvoll, diese einzuscannen und personenbezogene Informationen zu schwärzen.
