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5 Schritte: So schulen Sie Führungskräfte erfolgreich im Datenschutz

Urheber: Mangostar | Adobe Stock

Führungskräfte agieren als Vorbilder und sollten daher stets datenschutzkonform handeln. Erfahren Sie hier, wie Sie Führungskräfte erfolgreich schulen.

Im Datenschutz sind wir alle gleich – so oder so ähnlich könnte Ihre Antwort lauten, wenn Führungskräfte Sie nach der Zuständigkeit bei der Umsetzung der Datenschutzregelungen im Unternehmen fragen. Sorgen Sie für Aufklärung, bringen Sie Führungskräfte auf Kurs und machen Sie sie fit in Sachen Datenschutz!

Auch Führungskräfte müssen zum Thema Datenschutz geschult werden

Es gibt immer wieder Führungsverantwortliche, die das Thema Datenschutz nur allzu gerne „nach unten durchreichen“ wollen. Getreu dem Motto: Dieses nervige und zeitaufwendige Thema können andere für mich erledigen.

Zugegeben: Führungskräfte stehen unter Druck und haben keinen einfachen Job. Die Position eines Chefs oder einer Chefin im Unternehmen zu bekleiden ist nicht nur mit Privilegien und Freiheiten verbunden. Führungskraft zu sein bedeutet auch, Verantwortung zu tragen, die Richtung vorzugeben und dafür einzustehen, das eigene Team anzuleiten, zu motivieren und nicht zuletzt: Vorbild zu sein. Eine durchaus herausfordernde Aufgabe!

Gerade die mittlere Führungsebene, wie Bereichs- oder Abteilungsleiter, hat es dabei oft besonders schwer. Durch ihre Position fungieren sie quasi als Schnittstelle im Unternehmen. Zum einen wird von ihnen erwartet, dass sie die Entscheidung der obersten Managementebene an „ihre Leute“ weitergeben und dort den Vorgaben entsprechend umsetzen (lassen). Auf der anderen Seite sind sie auch täglich mit den Problemen und Herausforderungen der operativen Ebene konfrontiert – und müssen so manches Mal dafür sorgen, das Unmögliche möglich zu machen.

Und nicht zuletzt: Sie müssen sich für ihre Mitarbeiter und deren Interessen vor dem obersten Management einsetzen und dürfen Konfrontationen nicht scheuen.

Nutzen Sie das Potenzial in Datenschuz geschulter Führungskräfte

Auch als Datenschutzverantwortlicher haben Sie „dicke Bretter“ zu bohren. Eines davon ist, das Thema Datenschutz effektiv im Unternehmen zu vermitteln und die Einhaltung der Datenschutzregelungen großflächig zu fördern. Bei der Frage, wo Sie im Unternehmen mit Ihrer Wissensvermittlung am besten ansetzen, kommen die Führungskräfte ins Spiel.

Neben den Vertretern der Unternehmensleitung als Verantwortliche für die Bearbeitung von personenbezogenen Daten (vgl. Art. 3 und 4 Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG)) ist es vor allem die mittlere Führungsebene, die für das Thema Datenschutz eine Schlüsselrolle einnimmt.

6 gute Gründe für eine Datenschutzschulung der Führungskräfte

  1. Führungskräfte (und insbesondere leitende Angestellte) übernehmen einen Teil der Unternehmerverantwortung und sind damit auch für das Thema Datenschutz mitverantwortlich. 
  2. Zu den Aufgaben der Führungskräfte gehört, die Mitarbeiter durch die notwendige Ausstattung und das erforderliche Knowhow dazu zu befähigen, datenschutzkonform zu arbeiten.
  3. Führungskräfte sind Vorbilder: Nur wenn sie dem Datenschutz einen wichtigen Stellenwert einräumen und in ihrem täglichen Handeln vorleben, sind die Mitarbeiter motiviert, es ihnen gleichzutun
  4. Führungskräfte tragen nicht nur eine besondere Verantwortung gegenüber ihren Mitarbeitern, sondern auch im Hinblick auf das Bearbeiten ihrer personenbezogenen Daten. Speziell für das Arbeitsverhältnis gilt Art. 328b Obligationenrecht (OR). Dieser Artikel konkretisiert die in Art. 4 DSG enthaltenen allgemeinen Grundsätze der Datenbearbeitung, insbesondere den Grundsatz der Verhältnismässigkeit.
  5. Sind Führungskräfte für Datenschutzrisiken sensibilisiert, erkennen sie Schwachstellen in ihrem Verantwortungsbereich frühzeitig, können darauf reagieren und somit Datenschutzvorfälle präventiv vermeiden.
  6. Train-the-Trainer-Effekt: Geschulte Führungskräfte können Wissensmultiplikatoren sein, indem sie ihr gelerntes Datenschutz-Know-how an die Mitarbeiter in ihrem Zuständigkeitsbereich weitergeben – und das wiederum spart Ihnen als Datenschutzverantwortlichem Arbeitszeit, die Sie sonst in Mitarbeiterschulungen investieren müssten. So können Sie von einer Schulung der Führungskräfte direkt profitieren.

5 Schritte: So gehen Sie bei der Schulung der Führungskräfte richtig vor

Die gekonnte Vermittlung von Datenschutzwissen erfordert eine fundierte Vorbereitung. Sie sollten hier nichts dem Zufall überlassen. Um bei Ihren Vorbereitungen nichts Wichtiges zu übersehen und alle Punkte im Blick zu haben, können Sie folgendermassen vorgehen:

Schritt 1: Sammeln Sie spezielle Themen für Führungskräfte

Jede Sensibilisierungsmassnahme, die Sie im Unternehmen planen, sollte mit der Beantwortung der ersten wichtigen Frage beginnen. So auch bei den Führungskräften: Durch was charakterisiert sich diese Zielgruppe? Welche Bedürfnisse und Besonderheiten zeichnen die Führungskräfte aus? Diese Merkmale stehen dabei ganz oben: viel Verantwortung, hohes Arbeitspensum, wenig Zeit. Umso wichtiger ist, dass Sie die Inhalte Ihrer Schulung auf das notwendige Minimum reduzieren.

Das Thema Datenschutz ist schwierig und vielschichtig – Sie könnten stundenlang ohne Pause darüber referieren und kämen trotzdem nicht zum Ende. Achten Sie deshalb vor allem immer darauf, die Schulung nicht zu überfrachten und die Teilnehmer nicht mit zu viel Inhalt zu überfordern. Denn auch die Aufnahmefähigkeit von hochqualifizierten Führungskräften ist begrenzt.

Machen Sie sich im Rahmen Ihrer Vorbereitungen deshalb als Erstes klar, welche Datenschutzthemen für die Arbeit der Führungskräfte besonders relevant sind – um Ihnen bei der Themensammlung behilflich zu sein, haben wir Ihnen eine Übersicht der essenziellen Datenschutzthemen für Führungskräfte erstellt. Nehmen Sie die Checkliste bei Ihrem Brainstorming zur Hand.

Schritt 2: Finden Sie die passende Schulungsmethode für Führungskräfte

Haben Sie eine Übersicht der Themen erstellt, überlegen Sie im zweiten Schritt, wie Sie das Wissen an den Mann bzw. die Frau bringen wollen. Prüfen Sie, welche Schulungsmethode zu der Zielgruppe der Führungskräfte in Ihrem Unternehmen am besten passt. Oftmals am besten sind Präsenzschulungen oder Workshops.

Schritt 3: Prüfen Sie mögliche Kooperationen

Bevor Sie jetzt voller Tatendrang im Alleingang mit den Vorbereitungen loslegen, sondieren Sie die Lage bezüglich der Möglichkeiten, Kooperationen einzugehen. Fragen Sie dazu in der Personalabteilung nach. Informieren Sie sich, welche Schulungen und Programme für die Weiterbildung von Führungskräften bereits existieren. Normalerweise gibt es besonders für neu ernannte Führungskräfte Schulungen, um sie auf ihre neue Rolle als Vorgesetzte vorzubereiten. Diese Art von Weiterbildungsangeboten ist ideal, um dort das Thema in das Schulungsprogramm zu integrieren.

Schritt 4: Bereiten Sie Ihre Datenschutz-Präsentation vor

Um vor den Führungskräften überzeugend aufzutreten und sie für sich zu gewinnen, sollten Sie vor allem eines: Souveränität ausstrahlen. Gleich vorweg: Um einen souveränen Auftritt zu trainieren, müssen Sie Zeit und Mühe investieren. Naturtalente gibt es zwar, sind aber selten.

Normalerweise gilt: Je lockerer ein Referent vor dem Publikum auftritt, desto mehr Arbeit und Zeit hat er in seinen Vortrag investiert. Deshalb planen Sie für die Vorbereitung genügend Zeit ein und achten Sie dabei auf jedes Detail.

Punkt 5: Planen Sie das Follow-up

Für den Erfolg Ihrer Schulung ist auch eine sinnvolle Nachbereitung wichtig. Das bedeutet: Haben Sie die Schulung erfolgreich durchgeführt, gilt es, die vermittelten Grundlagen zu einer stabilen Basis zu machen, um darauf aufbauend Datenschutzthemen nachhaltig im Gedächtnis zu verankern.

Diese Follow-up-Massnahmen können beispielsweise so aussehen:

  • Stellen Sie Ihre Schulungs-/Präsentationsunterlagen im Nachgang zur Verfügung.
  • Geben Sie Ihre Kontaktdaten als Datenschutzansprechpartner bekannt, informieren Sie über Ihre Sprechstunde und verteilen Sie Ihre Visitenkarte.
  • Vereinbaren Sie einen neuen Termin für eine Folgeschulung bzw. geben Sie eine Vorschau auf Themen der nächsten Schulung.
  • Stellen Sie den Führungskräften Unterlagen zur Verfügung, die sie bei der Schulung ihrer eigenen Mitarbeiter einsetzen können (Train the Trainer).

7 Themen für erfolgreiche Datenschutzschulungen der Führungskräfte – inklusive Beispiele

1. Datenschutz-Basics (insbesondere Art. 4 DSG)

  • Was ist Datenschutz?
  • Welche Grundprinzipien gelten immer?
  • Was sind personenbezogene Daten?
  • Was steckt hinter dem Begriff Bearbeitung?
  • Wer trägt für die Einhaltung des Datenschutzes im Unternehmen die Verantwortung?
  • Was sind die Aufgaben des Datenschutzverantwortlichen (und was nicht)?

2. Beschäftigtendatenschutz (Art. 328b OR in Verbindung mit Art. 4 DSG)

  • Welche Rechte hat der Beschäftigte?
  • Welche personenbezogenen Daten dürfen Vorgesetzte verwenden?
  • Einwilligung im Beschäftigtenverhältnis

3. Besondere Arten personenbezogener Daten, z. B. Gesundheitsdaten (Art. 3 litc DSG)

  • Was sind besondere Arten personenbezogener Daten?
  • Worauf ist beim Umgang mit diesen Daten zu achten?

4. Personaldossier

  • Wer ist für die Führung des Personaldossiers verantwortlich?
  • Welche Daten gehören in das Personaldossier, welche nicht?
  • Wer darf die Daten aus dem Personaldossier wofür verwenden?
  • Wer ist für die Löschung bzw. Archivierung zuständig?

5. Umgang mit Bewerberdaten

  • Worauf ist beim Umgang mit Bewerberdaten zu achten?
  • Wie verhält es sich mit der Weitergabe von Bewerbungsunterlagen?
  • Welche Fragen sind bei Bewerbungsgesprächen nicht erlaubt?
  • Wann sind Bewerberdaten zu löschen?

6. Führen von Mitarbeitergesprächen

  • Was gilt für das Führen von Mitarbeiter- bzw. Disziplinargesprächen?
  • Wie sind Dokumente über besprochene Massnahmen aufzubewahren?

7. Vertraulichkeit

  • In welchen beruflichen Alltagssituationen ist auch besonders vonseiten des Vorgesetzten auf Vertraulichkeit zu achten?
  • Wer ist Ansprechpartner für das Thema Datenschutz bzw. Personaldaten im Unternehmen?
  • Was gilt für Stellvertreter bei Abwesenheit des Vorgesetzten?
  • Wo sind weitere Informationen zu finden?

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