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Beschäftigtendatenschutz: Personenbezogene Daten korrekt verarbeiten

Urheber: Jakub Jirsák | Adobe Stock

Ohne sie funktioniert kein Unternehmen: die Beschäftigten. Doch egal, in welchem Bereich ein Beschäftigter tätig ist, im Beschäftigungsverhältnis fallen unzählige personenbezogene Daten an. Denken Sie nur an die Gehaltsabrechnung, die Zeiterfassung oder einen Mitarbeiterausweis.

Dabei ist klar: Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf es einer Rechtsgrundlage und eines klar geregelten Beschäftigtendatenschutzes für personenbezogene Daten.

Beschäftigtendaten nach DSGVO korrekt verarbeiten

Als Datenschutzbeauftragter wissen Sie: Das Datenschutzrecht ist eine komplexe Materie. Es ist auf viele Punkte zu achten, gerade wenn es um Rechtsgrundlagen für personenbezogene Daten nach der DSGVO geht. Beim Beschäftigtendatenschutz muss sehr genau gearbeitet werden. Ist auch nur eine vielleicht nicht so wichtig erscheinende Voraussetzung nicht erfüllt, ist die ganze Rechtsgrundlage hinfällig. Besonders deutlich wird das beispielsweise bei Datenverarbeitungen zur Gehaltsabrechnung.

Personenbezogene Daten nach DSGVO und BDSG

Das seit 25.5.2018 geltende BDSG schreibt im Wesentlichen die bisherigen Regelungen aus § 32 BDSG-alt fort. Allerdings müssen Sie auch bei den neuen Regelungen zur Datenverarbeitung im Beschäftigtenverhältnis genau hinschauen. Wichtig sind etwa Regelungen zur Einwilligung von Beschäftigten (§ 26 Abs. 2 BDSG) oder zu Betriebsvereinbarungen (§ 26 Abs. 4 BDSG). Dabei dürfen Sie nicht vergessen: Das BDSG ergänzt oder konkretisiert Regelungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Beschäftigtendatenschutz: Fordern Sie immer einen Nachweis

Glauben Sie nicht einfach, was man Ihnen sagt. Gibt man vor, eine Rechtsgrundlage für eine bestimmte Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO zu haben, können Sie als Datenschutzbeauftragter auch den Nachweis, sprich den Beweis, fordern. Das ist keine Gängelei. Vielmehr muss man auch als Verantwortlicher im Fall der Fälle den Nachweis für das Vorliegen der Voraussetzungen (Art. 30 DSGVO) einer Rechtsgrundlage erbringen können. Prüfen sollten Sie dabei zuerst anhand des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, in dem die Rechtsgrundlage dokumentiert werden muss.

Rechtsgrundlagen für den Beschäftigtendatenschutz im Überblick

Sollen Beschäftigtendaten verarbeitet werden, stellt sich ganz schnell die Frage nach der Erlaubnis, sprich der Rechtsgrundlage. Damit Sie sich und etwa zu beratenden Kollegen einen schnellen Überblick verschaffen können, haben wir eine Übersicht über die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten zusammengestellt. Diese Übersicht können Sie sehr gut einsetzen, um etwa im Beratungsgespräch zum Beschäftigtendatenschutz einen schnellen Überblick zu den möglichen Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten geben zu können. Herunterladen können Sie die Übersicht zum Beschäftigtendatenschutz unter premium.vnr.de/datenschutz-aktuell.

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