Viele Datenschutzbeauftragte kennen das Problem: Will man sich richtig den Aufgaben widmen, braucht man viel Zeit. Oftmals braucht man mehr Zeit, als man zur Verfügung hat. Da bietet es sich jetzt an, dass Sie der Unternehmensleitung Ihren Bedarf verdeutlichen. Doch einfach nur sagen „Ich brauche mehr Zeit“ reicht nicht.

So ermitteln Sie den Zeitaufwand, den Sie als Datenschutzbeauftragter wirklich benötigen

Kommen Sie mit dieser allgemeinen und pauschalen Forderung, werden Sie wahrscheinlich ganz schnell eine Gegenfrage erhalten. „Wie viel Zeit brauchen Sie denn?“ – So oder so ähnlich könnte sie dann lauten. Und darauf brauchen Sie nicht nur irgendeine Antwort. Diese muss belastbar sein, sprich sie muss nachvollziehbar und idealerweise belegbar sein. So können Sie Ihren Aufwand konkret ermitteln:

Brainstorming: Die Aufgaben und Tätigkeiten als Datenschutzbeauftragter

Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und machen Sie ein Brainstorming mit sich selbst. Zur Frage: „Was mache ich eigentlich im Datenschutz?“ schreiben Sie alles auf, was Ihnen in den Sinn kommt. Dabei liegt die Betonung auf „alles“. Ob ein Gedankenblitz in späteren Überlegungen relevant ist, bewerten Sie erst später. Jetzt schreiben Sie zunächst alles auf, jede noch so kleine Aufgabe bei Ihrer Arbeit als Datenschutzbeauftragter sollten Sie notieren.

Tipp: Machen Sie das Brainstorming zunächst ohne Hilfsmittel, sprich, schauen Sie nicht in Ihr E-Mail-Postfach oder Ihren Kalender. So stellen Sie sicher, dass Sie das aufschreiben, was Sie so beschäftigt, dass Sie es aus dem Stegreif nennen können.

Beispiele für Tätigkeiten, die Ihre Zeit als Datenschutzbeauftragter in Anspruch nehmen

• Prüfung und ggf. Unterstützung beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
• Besprechungen mit Abteilungen zu neuen Verarbeitungen
• Durchführung von Datenschutzprüfungen (z. B. bei Auftragsverarbeitungen)
• Gespräche zur Betriebsvereinbarung „IT-Systeme“
• Präsentationsfolien zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erstellen
• Berichte zur DSGVO-Umsetzung anfertigen
• Betroffenenanfragen koordinieren
• Mitarbeiter schulen
• Sich als Datenschutzbeauftragter weiterbilden
• An Besprechungen teilnehmen, Protokolle erstellen
• Tätigkeitsbericht des DSB erstellen

Pflichten eines Datenschutzbeauftragten: Ergänzen Sie Ihre Liste

Wahrscheinlich kommt schon beim Brainstorming einiges zusammen: Doch wahrscheinlich haben Sie noch lange nicht alles erfasst, was wirklich Ihre Zeit als Datenschutzbeauftragter in Anspruch nimmt. Schauen Sie daher an den richtigen Stellen nach, um weitere Aufgaben zu identifizieren, die Sie wahrnehmen oder erledigen. Denken Sie hier insbesondere an Ihr E-Mail-Postfach und den Kalender als Informationsquelle.

Und nicht vergessen: Es kommt nicht darauf an, ob das Notierte wirklich zu den eigentlichen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten gehört oder Sie die Aufgaben nur deshalb wahrnehmen, weil man sie Ihnen zugewiesen hat.

Gesetz und Tätigkeitsbeschreibung legen Aufgaben als Datenschutzbeauftragter fest

Wenn Sie jetzt denken, alle Aufgaben erfasst zu haben, muss das noch lange nicht der Fall sein. Werfen Sie unbedingt einen Blick in das Gesetz, d. h. in die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten. Diese finden Sie in Art. 39 DSGVO. Dabei handelt es sich um die Mindestaufgaben. Das erkennen Sie am Wörtchen „zumindest“.

Tipp: Nicht alles, was viele Datenschutzbeauftragte übernehmen und worin Sie Ihre Zeit als Datenschutzbeauftragter investieren, zählt zu den gesetzlichen Aufgaben. So beispielsweise das Erstellen und Führen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO führen jeder Verantwortliche und ggf. sein Vertreter ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen. Der DSB darf das Verzeichnis nicht führen, weil er sich ansonsten selbst kontrollieren müsste. Aber auch das Durchführen von Schulungen ist keine Kernaufgabe des Datenschutzbeauftragten. Nach Art. 39 Abs. 1 Buchst. b DSGVO überwachen Sie nur, dass geschult wird. Zwischen Durchführen und Überwachen besteht ein gewaltiger Unterschied, gerade was den zeitlichen Aufwand angeht.

Schauen Sie unbedingt auch in Ihre Aufgaben- oder Tätigkeitsbeschreibung. Diese kann Aufschluss über Aufgaben geben, die Sie wahrnehmen müssen. Außerdem kann dadurch der gesetzliche Mindestumfang deutlich erweitert werden.

Konkrete Zeitanteile als Datenschutzbeauftragter ermitteln

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste erstellt haben, sind Sie noch lange nicht fertig. Sie brauchen nämlich Zahlen, damit der Aufwand auch tatsächlich deutlich wird. Hierzu haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können die Aufwände schätzen. Allerdings ist kaum ein Manager von Pi-mal-Daumen-Werten beeindruckt. Besser ist es, wenn Sie darlegen können, wie Sie auf eine bestimmte Zahl gekommen sind. Am besten ist es daher, wenn Sie anhand von Aufzeichnungen und Terminen nachvollziehen können, welche Aufgabe welchen Aufwand verursacht hat.

Führen Sie als Datenschutzbeauftragter ein Arbeitstagebuch

Wir machen so viele Dinge am Tag, dass wir uns nicht alles merken können – und schon gar nicht, wie viel Zeit wir genau mit welcher Aufgabe verbracht haben. Im Nachhinein spielt uns unser Erinnerungsvermögen da oft einen Streich. Legen Sie einfach ein Arbeitstagebuch an. Das funktioniert noch immer am besten mit Papier und Bleistift.

Nutzen Sie für das Arbeitstagebuch einen Tageskalender und notieren Sie sich am Abend des jeweiligen Arbeitstags stichpunktartig, was Sie gemacht und wie viel Zeit Sie dafür verwendet haben. Nutzen Sie idealerweise die Schwerpunktbegriffe, die Sie in Ihrer „Liste der wahrgenommenen Aufgaben“ zusammengestellt haben. Machen Sie das am besten mindestens für vier Wochen und schon haben Sie eine Datenbasis, die gar nicht mal so schlecht für Ihre Bedarfsrechnung ist. Summieren Sie die für die Schwerpunkte Ihrer Aufgaben angefallenen Zeiten.

Zeitaufwand als Datenschutzbeauftragter realistisch betrachten

Haben Sie Ihr Arbeitstagebuch für vier bis sechs Wochen ausgefüllt und die Zeiten aufgeschrieben, die Sie als Datenschutzbeauftragter für Ihre Aufgaben benötigen, mag die Stundenanzahl auf den ersten Blick gar nicht so hoch erscheinen. Allerdings müssen Sie die Zahlen ins Verhältnis setzen. Dazu ein Beispiel: Das Jahr 2018 hat bei einer Arbeitswoche von Montag bis Freitag in Baden-Württemberg 250 Arbeitstage, wobei die Feiertage schon abgezogen sind. Davon geht noch der Urlaub ab, beispielsweise 30 Tage. Es verbleiben noch 220 Arbeitstage. Für September 2018 wären das ca. 18 Arbeitstage. Beträgt die tägliche Arbeitszeit acht Stunden, wären das im September ca. 146 Stunden Arbeitszeit. Hätten Sie z. B. allein 122 Stunden für datenschutzrelevante Aufgaben verwendet, wären das immerhin rund 84 % der Arbeitszeit. Stehen Ihnen eigentlich nur 50 % Ihrer Arbeitszeit für Datenschutzaufgaben zur Verfügung, wird schnell deutlich, dass man Sie insbesondere zeitlich mehr unterstützen muss. Übrigens: Gerade wenn Sie Ihre Funktion nur in Teilzeit ausüben, ist es wichtig, dass Sie auch Ihre eigentliche Tätigkeit ähnlich darstellen. Werden Sie voll beansprucht, bleibt keine Zeit für den Datenschützer.

Um Ihnen den Überblick über Ihren Zeitaufwand als Datenschutzbeauftragter zu erleichtern, stellen wir Ihnen ein Beispiel für die Zusammenstellung der Arbeitsaufwände zum Download zur Verfügung. Hier können Sie Ihre aufgewendete Zeit als Datenschutzbeauftragter eintragen und gegebenenfalls Aufgaben ergänzen. Das Beispiel können Sie unter https://premium.vnr.de/datenschutz-aktuell-online herunterladen.