Keine halben Sachen: Als verantwortungsvoller Datenschutzbeauftragter sind Sie ausnahmslos in allen Bereichen des Unternehmens tätig, in denen personenbezogene Daten zum Einsatz kommen. Doch stimmt das überhaupt? Auf den ersten Blick ja. Auf den zweiten Blick gibt es einen weißen Fleck auf der Datenschutzlandkarte: den Betriebsrat.

Das Zusammenspiel von Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat

Werden Sie als Datenschutzbeauftragter bestellt, sind Sie für das gesamte Unternehmen zuständig, d. h., Sie erfüllen in allen Bereichen gemäß den Vorgaben aus Art. 39 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Ihre Pflichten. Doch es gibt eine Ausnahme: Ihre Zuständigkeit und das damit verbundene Kontrollrecht gilt gegenüber dem Betriebsrat nicht. Das kann zwei Dinge bedeuten: Auch wenn keine Verpflichtung per Gesetz besteht, möchte der Betriebsrat Ihr Datenschutz-Know-how nutzen, um datenschutzrechtlich gut beraten zu sein. Dann entscheidet sich der Betriebsrat dafür, dass Sie auch für ihn tätig werden sollen. Sie sind dann auch Datenschutzbeauftragter im Betriebsrat und beraten diesen hinsichtlich der DSGVO.

Doch das ist nicht immer so: Arbeiten Arbeitgeber und Betriebsrat nicht vertrauensvoll zusammen und ist ihr Verhältnis von Konflikten geprägt, kann sich diese Schieflage auch auf Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter auswirken. Das kann dazu führen, dass der Betriebsrat auf die datenschutzrechtliche Beratung durch den Datenschutzbeauftragten „als verlängerten Arm des Arbeitgebers“ besser verzichtet. Die Beratung und Überprüfung des Betriebsrates zum Thema Datenschutz werden dann nicht von Ihnen übernommen.

Gut zu wissen: Die Situation ist nicht in Stein gemeißelt und kann sich in Zukunft ändern, z. B. durch die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung. Es kann sein, dass es zum Thema Datenschutz im Betriebsratsbüro und gerade zur Zusammenarbeit von Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat bald Neuerungen gibt. Zum jetzigen Zeitpunkt ist allerdings davon auszugehen, dass das Kontrollrecht des Datenschutzbeauftragten den Betriebsrat nicht einschließt.

Fördern Sie die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

Unabhängig davon, wie sich der aktuelle Status in Ihrem Unternehmen gestaltet, zwei Dinge sind sicher: Der Betriebsrat hat täglich Umgang mit einer Vielzahl personenbezogener Daten – um datenschutzkonform arbeiten zu können, ist die Kenntnis der Datenschutz-Regelungen und deren Umsetzung eine Grundvoraussetzung. Zweites nimmt der Betriebsrat eine starke Position im Unternehmen ein. Ein gutes Verhältnis ist für den Erfolg Ihrer Arbeit als Datenschutzbeauftragter von großem Vorteil.

Deshalb: Auch wenn die Fronten verhärtet sein sollten, suchen Sie das Gespräch mit dem Betriebsrat. Erläutern Sie Ihre Aufgaben als Datenschutzbeauftragter, Ihre Rolle sowie Ihre Funktion im Unternehmen. Häufig ordnete man Sie als Datenschutzbeauftragter dem Lager des Arbeitgebers zu. Legen Sie deshalb den Fokus Ihrer Erläuterungen auf Ihre Gemeinsamkeiten und zeigen Sie, wie wichtig der Datenschutz für den Betriebsrat ist. Der Betriebsrat zieht mit Ihnen als Datenschutzbeauftragter in vielerlei Hinsicht am selben Strang. Der Gesetzgeber hat Ihnen beiden zur Aufgabe gemacht, das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten zu fördern und zu schützen.

Mit diesen Argumenten überzeugen Sie den Betriebsrat

Nutzen Sie folgende zwei Argumente, um den Skeptikern im Betriebsrat den Wind aus den Segeln zu nehmen. Zeigen Sie auf: Als Datenschutzbeauftragter sind Sie beim Wahrnehmen Ihrer Datenschutztätigkeit weisungsfrei (vgl. Art. 38 Abs. 3 DS-GVO). Das heißt, bei Datenschutzangelegenheiten kann Ihnen die Unternehmensleitung nicht vorschreiben, wie Sie die Dinge aus datenschutzrechtlicher Sicht zu bewerten haben. Andererseits sind Sie zur Verschwiegenheit verpflichtet (vgl. Art. 38 Abs. 5 DS-GVO und § 6 Abs. 5 Satz 2 BDSG). Selbst wenn Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit Kenntnis von betriebsratsspezifischen Informationen erhalten, sind diese bei Ihnen gut aufgehoben.

Datenschutz im Betriebsrat: Vermitteln Sie zunächst die Grundlagen

Es gibt kein Patentrezept, wie Sie beim Betriebsrat am besten die Einhaltung der Bestimmungen des Datenschutzes fördern. So können Sie z. B. Präsenzschulungen durchführen, per E-Mail informieren oder auch einen Handlungsleitfaden zum Umgang mit personenbezogenen Daten erstellen und verteilen.

Wichtig ist: Überfordern Sie Ihr Gegenüber nicht mit Informationen und sorgen Sie dafür, dass das Grundlagenwissen sitzt, bevor Sie spezielle und komplexere Themen anpacken. Erläutern Sie im ersten Schritt die folgenden Aspekte:

• Ihre Rolle und Funktion als Datenschutzbeauftragter
• Zweck und Anwendungsbereich der DSGVO und des BDSG
• Begriffsbestimmungen aus Art. 4 DSGVO
• Erlaubnisvorbehaltsprinzip, das heißt, ein Verarbeiten personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn es sich auf eine Rechtsgrundlage stützen lässt.
• Betroffenenrechte wie z. B. die Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung, welche in Art. 12 ff. DS-GVO verankert sind.
• Gesetzliche Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 26 Abs. 1 BDSG
• Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO
• Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO
• Datenschutzverstöße und deren Folgen

Tipp: Wenn Sie Awareness- bzw. Informationskampagnen im Unternehmen durchführen, behandeln Sie den Betriebsrat wie jede andere Abteilung des Unternehmens. Geben Sie z. B. Tipps zum Umgang mit Daten auf Dienstreisen, ist diese Information auch für den Betriebsrat interessant und Ihre Hinweise sind für ihn hilfreich.

Datenschutzkoordinatoren als Alternative

Als Datenschutzbeauftragter sehen Sie sich mit einigen Widersprüchen konfrontiert, die auf den ersten Blick unlösbar erscheinen, gerade wenn es um Ihre Arbeit zum Datenschutz im Betriebsrat geht. Einerseits sollen Sie das Unternehmen im Datenschutz fit machen, Datenschutzrisiken aufspüren und Verstöße verhindern, andererseits sind Ihnen bei Ihrer Arbeit die Hände gebunden – dann z. B., wenn der Betriebsrat nicht möchte, dass Sie für ihn als Datenschutzbeauftragter tätig werden. Wie Sie das Dilemma trotzdem lösen können? Ganz einfach! In der Praxis haben sich einerseits Datenschutzkoordinatoren bewährt. Diese koordinieren Datenschutzthemen beim Betriebsrat und bilden die Schnittstelle zu Ihnen.

Datenschutz für Betriebsräte – eine Checkliste

Außerdem können Sie dem Betriebsrat anbieten, ihn beim Thema Datenschutz mit einer Checkliste, dem Datenschutz-Selbst-Check für Betriebsräte, zu unterstützen. So arbeiten Sie nicht direkt mit dem Betriebsrat zusammen, leisten aber dennoch Hilfe zur Selbsthilfe. Die Checkliste für Betriebsräte können Sie bei uns herunterladen: https://premium.vnr.de/datenschutz-aktuell-online