Auch der längste Sommer hat irgendwann ein Ende: Die dunkle Jahreszeit ist angebrochen. In ein paar Wochen ist das Jahr 2018 vorbei. Für viele Unternehmen bedeutet das, jetzt noch mal richtig den Turbo in Sachen Kundengewinnung anzuschmeißen und z. B. ein Weihnachtsgewinnspiel durchzuführen. Unterstützen Sie mit diesen Tipps die Umsetzung!

Wie Sie auch bei Gewinnspielen für Datenschutz sorgen

Neben vielen anderen Fähigkeiten ist es auch besonders eine Eigenschaft, die erfolgreiche Datenschutzbeauftragte auszeichnet: Sie denken immer zwei Schritte voraus. Denn den Datenschutz im Unternehmen nachhaltig zu etablieren gelingt nur, wenn dort, wo personenbezogene Daten eine Rolle spielen, von Anfang an mitgedacht wird. Das trifft natürlich auch im besonderen Maße auf Marketingkampagnen wie Gewinnspiele zu. Hier ist die Gefahr, dass bei Datenschutzverstößen ein Imageschaden entsteht, besonders groß. Nehmen Sie deshalb die Sache frühzeitig in die Hand und gehen Sie jetzt auf die Kollegen der Marketingabteilung zu. Erkundigen Sie sich, welche Marketingaktionen noch bis Ende des Jahres geplant sind. Bieten Sie Ihre Unterstützung an und zeigen Sie auf, dass Sie gemeinsam die Kampagne zum Erfolg führen können.

6 Schritte: So setzen Sie den Datenschutz bei Gewinnspielen erfolgreich um

Wollen Sie verhindern, dass man Ihnen die Tür vor der Nase direkt wieder zumacht, lassen Sie den erhobenen Zeigefinger besser weg. Anstatt lediglich die Gefahren und Probleme der Marketingaktion aufzuzeigen und zu erklären, was alles „auf gar keinen Fall geht“, richten Sie Ihren Fokus immer auch darauf, gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Dann sind beide Seiten zufrieden und haben ihre Interessen unter einen Hut gebracht: erfolgreich Kunden zu werben und gleichzeitig datenschutzrechtlich im grünen Bereich zu sein. Nehmen Sie folgende Übersicht als Orientierung dafür, welche Themen Sie mit den Kollegen aus der Marketingabteilung besprechen sollten.

Schritt 1: Datenschutz-Grundlagen schaffen

Das grundlegende Datenschutz-Know-how ist Ihnen sicherlich schon in Fleisch und Blut übergegangen. Und selbst wenn Sie erst kürzlich die Rolle des Datenschutzbeauftragten übernommen haben, ist der folgende Datenschutzgrundsatz für Sie selbstverständlich: Bei der Verwendung personenbezogener Daten gilt das Verbotsprinzip mit Erlaubnisvorbehalt. Immer dort, wo personenbezogene Daten zum Einsatz kommen, ist es unentbehrlich, die Anforderungen aus Art. 6 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen – das heißt, es muss eine entsprechende gesetzliche Erlaubnis oder die Einwilligung der betroffenen Person vorliegen.

Doch dieses Fachwissen, das für Sie zur Grundausstattung als Datenschutzbeauftragter gehört, ist für andere unter Umständen völliges Neuland. Versetzen Sie sich deshalb immer in Ihr Gegenüber und gehen Sie dabei grundsätzlich davon aus, dass nur wenig oder gar kein Wissen zum Datenschutzrecht vorhanden ist. Um die Kollegen aus der Marketingabteilung mit ins Boot zu holen und Verständnis zu schaffen, sorgen Sie deshalb im ersten Schritt für die notwendigen Grundlagen.

Schritt 2: Das Prinzip der Datenminimierung

Ist ein Grundverständnis für den Datenschutz geschaffen, steigen Sie direkt in die praktische Anwendung ein. Zeigen Sie auf, welche Überlegungen nun bei der Planung eines Gewinnspiels eine Rolle spielen. So sind im Fall des Gewinnspiels die geltenden Anforderungen an die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu prüfen. Im Klartext: Um die Zulässigkeit sicherstellen zu können, müssen Sie mit den Kollegen genau definieren, zu welchem Zweck die personenbezogenen Daten erhoben werden.

Welchen Verwendungszweck streben Sie im Rahmen des Gewinnspiels an? Wollen Sie die Daten für die Benachrichtigung der Gewinner und auch darüber hinaus für andere Werbezwecke nutzen? Wenn ja, für welche (vgl. Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)? An den Antworten auf diese Fragen orientiert wird genau festgelegt, welche Information erforderlich sind, um diesen Zweck zu erreichen. Es gilt zu vermitteln: Möglichst viele Daten abzufragen – nach dem Motto „Man weiß ja nie, wofür man sie in Zukunft gebrauchen kann“ – ist in jedem Fall unzulässig. Es gilt das Prinzip der Datenminimierung (vgl. Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

Schritt 3: Zeigen Sie unterschiedliche Möglichkeiten auf

Machen Sie deutlich: Werbung ist nicht gleich Werbung. Die Daten in einem Gewinnspiel rechtskonform zu erheben, hängt auch von der Art der Werbung ab. So kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Werbezwecke ggf. auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO erfolgen und damit „als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung“ angesehen werden (vgl. Erwägungsgrund 47 zur DSGVO). Das gilt z. B. dann, wenn die Werbung per Briefpost erfolgt. In diesem Fall wird die Abwägung zwischen berechtigtem Interesse Ihres Unternehmens und den Interessen der betroffenen Personen zugunsten des Unternehmens ausfallen. Das Einholen einer Einwilligung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Soll die Erhebung der Daten allerdings elektronisch erfolgen (z. B. im Rahmen eines Online-Gewinnspiels), sieht die Sache anders aus. Hier ist das Einholen einer Einwilligung gemäß den Vorgaben aus Art. 7 DSGVO unumgänglich. Machen Sie deutlich: Bei der Werbung per E-Mail spielt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) eine maßgebliche Rolle. In den meisten Fällen ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG das Einholen einer Einwilligung unumgänglich. Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kann dann als Rechtsgrundlage nicht herangezogen werden.

Schritt 4: Erläutern Sie das Kopplungsverbot

Sind Ihre Marketingkollegen über die Pflicht, eine Einwilligung einzuholen, aufgeklärt, folgt die Frage, wie diese Einwilligung konkret zu gestalten ist. Dieser Punkt führt Ihre Erläuterungen zum nächsten Thema: dem Kopplungsverbot. Hier gibt Art. 7 Abs. 4 DSGVO die Richtung vor. Diese Regelung hat das Ziel zu verhindern, dass die Einwilligung der betroffenen Person in die Verwendung ihrer Daten an die Erfüllung eines Vertrages (wie z. B. die  Teilnahme an einem Gewinnspiel) gekoppelt wird und so über das  zur Erfüllung des Vertrags notwendige Maß hinausgeht. Das heißt,die Möglichkeit, am Gewinnspiel teilzunehmen, darf nicht an die Einwilligung in den zukünftigen Erhalt von Werbung geknüpft werden.

Raten Sie Ihren Kollegen z. B. dazu, die Einwilligung in zwei separate Abschnitte zu unterteilen: Der erste Abschnitt enthält den „Vertrag“ über die Teilnahme am Gewinnspiel, der zweite die Einwilligung in die Verwendung der personenbezogenen Daten zum Erhalt von Werbung.

Schritt 5: Vermitteln Sie die Bedeutung von Transparenz und Werbeeinwilligung

Neben den in Schritt 4 genannten Anforderungen müssen Ihre Kollegen auch weitere Punkte bei der Gestaltung einer wirksamen Einwilligung kennen und umsetzen – machen Sie deutlich: Es gilt, die größtmögliche Transparenz über die Verwendung der personenbezogenen Daten zu schaffen (vgl. Art. 12 DSGVO). Dazu gehört auch, dass in der Werbeeinwilligung genau beschrieben wird, welche Werbung die betroffene Person auf welchem Weg (konkrete Werbeform) nach Erteilen der Einwilligung erhält.

Zeigen sie auf: Die Einwilligung ist gemäß den gesetzlichen Anforderungen nur dann wirksam eingeholt, wenn sie

• für den bestimmten Fall,
• in informierter Weise und
• unmissverständlich durch eine Erklärung oder durch eindeutige aktive Handlung

erteilt wurde (vgl. Art. 4 Nr. 11 DSGVO).

Neben Kontaktdaten des Unternehmens als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher sind nach Art. 13 DSGVO unter anderem folgende Angaben zu machen bzw. Information zu geben:

• Empfänger der personenbezogenen Daten
• Dauer der Datenspeicherung
• Rechte der Betroffenen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung
• Widerrufsrecht (mit Wirkung für die Zukunft)
• Recht auf Übertragbarkeit
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Schritt 6: Unterstützen Sie bei der Umsetzung

Machen Sie klar, dass grundsätzlich gilt: Ist das Einholen einer Einwilligung erforderlich, ist unbedingt sicherzustellen, dass der Betroffene aktiv werden muss, um sein Einverständnis zu erklären.