Frage: Das neue Kundenmanagementsystem soll ausgiebig getestet werden, bevor es zum Einsatz kommt. Dazu will man Echtdaten verwenden, etwa Kundendatensätze. Wie schätzen Sie das ein? Dürfen wir tatsächlich Echtdaten für Testzwecke verwenden?
Antwort: Geht es um das Bearbeiten von Personendaten, müssen bei jeder Bearbeitung die Grundsätze der Bearbeitung aus Art. 6 Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) umgesetzt werden. In diesem Zusammenhang gilt insbesondere:
- Rechtsgrundlage ist erforderlich: Will Ihr Unternehmen Personendaten bearbeiten, braucht es eine Bearbeitungserlaubnis, sprich eine Rechtsgrundlage. Diese Voraussetzung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 und 31 DSG. Typisch ist etwa die Bearbeitung zur Durchführung eines Vertrags, auf Basis eines überwiegenden berechtigten Interesses oder auf Grundlage einer wirksamen Einwilligung des Betroffenen.
- Zwecke sind nichts Beliebiges: Schon bei der Beschaffung muss der Zweck festgelegt sein. Zudem muss er für die betroffene Person erkennbar sein. Die weitere Bearbeitung der Daten muss mit diesem Zweck vereinbar sein (Art. 6 Abs. 3 DSG). Eine Zweckänderung ist nicht generell ausgeschlossen. Das DSG enthält jedoch keinen Kriterienkatalog zur Kompatibilitätsprüfung. Bei privaten Unternehmen braucht eine unvereinbare Zweckänderung einen Rechtfertigungsgrund nach Art. 31 DSG: die Einwilligung der Betroffenen, ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder Gesetz.
Zweckänderung in Ihrem Fall problematisch
In Ihrem Fall sollen Echtdaten, sprich Personendaten von realen Kunden, für Testzwecke verwendet werden. Der Zweck der ursprünglichen Bearbeitung bestand in der Anbahnung bzw. Durchführung der Kunden- und Vertragsbeziehung mit der betreffenden Person. Dieser Zweck dürfte so auch den Betroffenen mitgeteilt worden sein. Von einer Verwendung der Daten für den weiteren Zweck „Test eines Kundensystems“ war bestimmt nie die Rede. Zudem erwartet auch kein Betroffener, wenn er etwa einen Kauf tätigt, dass seine Personendaten für Testzwecke verwendet werden.
Anonymisieren ist denkbar
Zwar könneten Sie daran denken, die Echtdaten zu anonymisieren, damit Sie so nicht mehr auf eine konkrete Person beziehbare Daten für Testzwecke zu erhalten. Doch oft steckt beim Anonymisieren der Teufel im Detail. Es muss nämlich sichergestellt sein, dass keine Verbindung zu einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person mehr möglich ist. Übrigens: Das Entfernen oder Verändern des Namens oder einer Kundennummer reicht in der Regel nicht aus. Der Bezug lässt sich meist auch aus dem Kontext herstellen, etwa zu Bestellungen oder zur Korrespondenz mit dem Kunden.
Im Ergebnis können wirksam anonymisierte Kundendaten für Testzwecke verwendet werden; sie fallen nicht mehr unter das DSG. Die Anonymisierung selbst muss jedoch datenschutzkonform erfolgen. Aufwand und Kosten können hoch sein. Besser kann es daher sein, beim Anbieter des Systems um Testdatensätze fiktiver Personen zu bitten. Auch diese können um Besonderheiten Ihres Unternehmens ergänzt werden.
