Machen Sie sich das Leben leichter
Vielleicht denken Sie jetzt, dass Sie keine Zeit zum Erstellen von Merkblättern haben. Doch das sollten Sie sich zweimal überlegen. Denn: Viele, gerade oft gestellte Fragen können sich erübrigen, wenn Mitarbeiter sich diese selbst beantworten können. Insofern ist Ihre Zeit in die Erstellung von Merkblättern für die Kollegen gut investiert.
Setzen Sie auf das Prinzip „Hilfe zur Selbsthilfe“
Bedenken Sie stets: Nicht jeder traut sich, sich bei Fragen direkt an Sie zu wenden. Zwar sollte es hier keine Berührungsängste geben. Die Realität sieht manchmal etwas anders aus. Um auch „Schüchterne“ mit Wissen zu versorgen, sollten Sie dieser Zielgruppe ermöglichen, dass sie sich zunächst selbst hilft. Gerade wenn einem Fragen oder die eigene Unwissenheit peinlich sind, sind Merkblätter ein erster Anlaufpunkt für wichtige Informationen.
Beherzigen Sie diese Tipps
Einfach mal ein Merkblatt erstellen klingt nach einer Sache, die sich im Handumdrehen erledigen lässt. Ob Ihnen damit aber direkt der grosse Wurf gelingt, ist jedoch nicht ausgemacht. Gehen Sie lieber auf Nummer sicher. Wollen Sie Merkblätter erstellen, sollten Sie die folgenden Tipps umsetzen:
Tipp Nr. 1: Ermitteln Sie den Bedarf und sammeln Sie Themen
Am besten starten Sie zunächst mit einem Brainstorming. Notieren Sie, welche Fragen Ihnen immer wieder gestellt werden. Schreiben Sie Ihre Einfälle zur Frage „Was klappt oft nicht oder geht schief?“ auf. Überlegen Sie zudem, bei welchen Themen Sie immer wieder viel Beratungsaufwand haben.
Tipp Nr. 2: Setzen Sie Prioritäten
Priorisieren Sie vor allem unter den Aspekten „Wichtig und dringend“ oder „Was bringt mir die grösste Arbeitserleichterung?“. Schliesslich müssen Sie zum Start nicht alle Merkblätter zur Verfügung stellen. Es ist schlauer, wenn Sie diese nach und nach veröffentlichen. Das erhöht den Effekt des „Neuen“ und macht die Beschäftigten neugierig.
Überprüfen Sie immer wieder Ihre Priorisierung. Unter Umständen stellen Sie zwischendurch fest, dass ein zunächst weniger wichtiges Thema nun doch erheblich an Relevanz gewonnen hat.
Tipp Nr. 3: Machen Sie sich Synergien zunutze
Sprechen Sie frühzeitig mit zwei Abteilungen, nämlich der IT- und der Personalabteilung. Klären Sie ab, inwieweit es dort Materialien oder Merkblätter gibt, auf denen Sie aufsetzen können. Eventuell können Sie auch Vorlagen nutzen. Denn klar ist: Warum das Rad neu erfinden, wenn es schon vorhanden ist?
Tipp Nr. 4: Sprechen Sie mit dem Marketing
Dieses Gespräch ist wichtig, weil Sie sich unter Umständen viel Arbeit sparen können. Eventuell kann man Ihnen Designvorlagen zur Verfügung stellen, die Sie nur noch befüllen müssen. Das ist gerade dann wichtig, wenn Sie mit Office- oder Layout-Programmen nicht so vertraut sind. Schliesslich ist wichtig: Auch Merkblätter sollten optisch etwas hermachen. Haben Sie grosses Glück, übernimmt man die eine oder andere Arbeit für Sie. Und das schafft wieder Freiräume für Sie, um andere Dinge zu erledigen.
Tipp Nr. 5: Beschränken Sie sich bei Inhalten auf das Wesentliche
Bedenken Sie: Ein Merkblatt soll einen schnellen Überblick über das Wesentliche geben. Es ist gerade keine „Gebrauchsanleitung“ und kein Leitfaden, der alle Aspekte abdecken soll. Daher: Setzen Sie sich eine Obergrenze. Beschränken Sie sich auf ein Blatt Papier, sprich Vorder- und Rückseite im Format DIN A4. Wählen Sie zudem eine gut lesbare Schrift in angemessener Grösse, etwa Arial, Schriftgrösse 11.
Schon aus Platzgründen müssen Sie sich nun auf das Wesentliche beschränken. Versuchen Sie dennoch, bei allen Merkblättern eine einheitliche Struktur durchzuhalten. Dabei können Sie drei bis fünf Schwerpunkte setzen. Ein Merkblatt zum Thema Phishing könnten Sie folgendermassen strukturieren:
- Was Sie zu Phishing wissen sollten
- Beachten Sie unbedingt
- So handeln Sie richtig
- Weitere Infos (Regelungen, Links)
- Kontakt und Ansprechpartner bei Vorfällen
Tipp Nr. 6: Fokussieren Sie sich auf die Zielgruppe
Je nach Zielgruppe sollten Sie besonders die Vorbildung, den Wissensstand und -bedarf der betreffenden Kollegen berücksichtigen. Gehen Sie regelmässig davon aus, dass Sie keine Datenschutzprofis vor sich haben. Verzichten Sie also auf typische Formulierungen oder Abkürzungen, die nur Datenschutzspezialisten verstehen.
Tipp Nr. 7: Gestalten Sie die Sache ansprechend
Vermeiden Sie Textwüsten. Arbeiten Sie unbedingt mit Zwischenüberschriften oder Aufzählungen. Auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen können eine grosse Hilfestellung sein. Um das Lesen zu erleichtern, sollten Sie nicht nur eine ausreichend grosse und gut lesbare Schriftart wählen. Arbeiten Sie ggf. auch mit Spalten. Denn das erleichtert dem Auge das Erfassen des Textes.
Tipp Nr. 8: Machen Sie den Nutzwert-Check
Nur weil Sie ein Merkblatt perfekt finden, muss das den Nutzern noch lange nicht so gehen. Daher: Machen Sie unbedingt den Check vor der Veröffentlichung. Bitten Sie einige spätere Nutzer um kritische Durchsicht. Auch Kollegen aus anderen Abteilungen, z. B. IT-Abteilung, können einen kritischen Blick auf Ihr Merkblatt werfen. So stellen Sie sicher, dass die Sache wirklich rund ist und Sie nach Veröffentlichung nicht gleich ein Update hinterherschicken müssen.
Tipp Nr. 9: Wählen Sie die passende Veröffentlichungsform
Haben Sie eine Intranetseite, sollten Sie dort eine entsprechende Rubrik aufmachen. Halten Sie dort die Merkblätter als PDF bereit. Probieren Sie immer aus, ob der Download und das Ausdrucken der Merkblätter funktionieren. Um einen entsprechenden Test sollten Sie auch einen Kollegen bitten. So ist sicher, dass alles auch für andere klappt.
Tipp Nr. 10: Informieren Sie geschickt über die Merkblätter
Hier sollten Sie gut überlegen, wie Sie Ihre Merkblätter geschickt in Szene setzen. Haben Sie bereits mehrere Merkblätter, sollten Sie diese nicht alle auf einmal veröffentlichen. Stellen Sie diese beispielsweise im Abstand von zwei bis vier Wochen bereit. Informieren Sie über das neue Merkblatt per E-Mail. Das bringt mehrere Vorteile mit sich: Sie können jedes Mal das Interesse auf den Datenschutz lenken. Zudem erhöhen Sie die Chance, dass sich die Empfänger auch tatsächlich mit Ihrem Thema bzw. dem jeweiligen Merkblatt beschäftigen.
Keine Ideen? Wie wäre es mit diesen Merkblättern?
Vielleicht fragen Sie sich: Über was könnte ich denn informieren oder zu welchen Themen könnte ich ein Merkblatt zur Verfügung stellen? Schauen Sie sich die Vorschläge in der folgenden Checkliste an. Greifen Sie sich einige Vorschläge heraus und setzen Sie diese in den nächsten Monaten um.
